Arbeiten mit Text in MS Word

Viele Benutzer sind mit der Tatsache konfrontiert, dass beim Kopieren von Text von einer Site und beim Einfügen dieses Fragments in ein Word-Dokument die Formatierung fehlschlägt. Die Kenntnis der Feinheiten der Arbeit mit dieser Anwendung ermöglicht es Ihnen jedoch, das Problem durch einfaches Drücken einiger Tasten zu lösen. Zum Beispiel kennen viele Leute die Situation, wenn beim Drucken eines Word-Dokuments die Papierversion nicht so aussieht wie auf dem Bildschirm.

Die MS Word Office-Anwendung ist so multifunktional, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Benutzer alle Funktionen dieses Programms vollständig nutzt. Laut Statistik kennt und nutzt ein gewöhnlicher Benutzer nur ein Zehntel aller Word-Ressourcen. Wenn Sie die grundlegenden Funktionen dieser Anwendung kennen, wird die Arbeit mit ihr erheblich vereinfacht, und Sie können viel Zeit sparen.

Natürlich muss ein gewöhnlicher Benutzer einer Office-Word-Anwendung nicht alle Möglichkeiten von Word kennen und in die Praxis umsetzen können. Für ein erfolgreiches und komfortables Arbeiten ist es ausreichend, die Funktionen zu kennen und korrekt zu verwenden, die am häufigsten beim Arbeiten mit Dokumenten verwendet werden, die in diesem Programm erstellt und bearbeitet wurden.
Word korrekturmodus aktivieren
Word korrekturmodus löschen
Wie suche ich Wörter in Word?
Wörter in Word dokument ersetzen
Wie ändere ich die Anführungszeichen in Word?
Text ohne Formatierung einfügen
So erstellen Sie Spalten in Microsoft Word

Word korrekturmodus aktivieren

MS Word verfügt über einen speziellen Modus, in dem Sie alle am Originaldokument vorgenommenen Korrekturen anzeigen können. Warum ist das nötig? Grundsätzlich wird der Anpassungsmodus beim Arbeiten mit Dokumenten verwendet. Beispielsweise schreibt ein Mitarbeiter einen Text und gibt ihn seinem Vorgesetzten zur Genehmigung. Er betrachtet das Dokument, macht Kommentare, fügt etwas zum Quelltext hinzu oder entfernt umgekehrt einzelne Fragmente. Anschließend gibt er dem Mitarbeiter die korrigierte Version, damit er die erforderlichen Änderungen vornimmt. Gleichzeitig sieht der Mitarbeiter sofort, was genau er zu beheben hat und kommentiert dies.

Bei der Arbeit mit dem Anpassungsmodus in Word sollte beachtet werden, dass alle in diesem Modus vorgenommenen Anpassungen im Wesentlichen nur Änderungen sind. Damit diese Änderungen wirksam werden, müssen sie bei der Überprüfung des Dokuments entweder akzeptiert oder abgelehnt werden.

Um den Korrekturmodus zu aktivieren, gehen Sie im Word-Hauptmenü zur Registerkarte “Review” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Track Changes”.Track Changes
Jetzt werden alle am Dokument vorgenommenen Änderungen in einer anderen Farbe angezeigt. Gelöschter Text wird durchgestrichen angezeigt. Hinzugefügte Buchstaben oder Wörter werden farblich hervorgehoben. Wenn mehrere Benutzer das Dokument korrigieren, ist die Farbe des Korrekturtexts für jeden Benutzer unterschiedlich.

Zukünftig können diese Änderungen über die entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe “Changes” übernommen oder abgebrochen werden.Change mode Word
Um Ihren Kommentar zum überprüften Text hinzuzufügen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, auf die sich die Notiz bezieht, und klicken Sie auf die Schaltfläche “New comment”. Geben Sie den Text Ihres Kommentars in das angezeigte Callout ein.New comment Word
Wenn Sie den mit einer Notiz versehenen Text korrigieren müssen, wird empfohlen, diesen Kommentar nicht zu löschen. Dies geschieht, damit der Prüfer anschließend nicht nur Ihre Änderungen im Text sieht, sondern auch den Grund, warum sie vorgenommen wurden.

Wie bereits erwähnt, können die betreffenden Änderungen akzeptiert oder abgelehnt werden. Dies geschieht über Buttons mit den entsprechenden Namen. In diesem Fall wird der durchgestrichene Text gelöscht und die Farbe des ergänzten Texts entspricht dem Text des Hauptdokuments. Track Changes in Word
Sie können Änderungen nicht nur über die Schaltflächen im Word-Hauptmenü, sondern auch über das Kontextmenü annehmen oder ablehnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den zur Korrektur markierten Text und wählen Sie “Accept Insertion” oder “Reject Insertion”.

Wenn Sie sehen möchten, wie das Dokument mit den vorgenommenen Änderungen aussieht, wählen Sie im Hauptmenü den Eintrag “Final Showing Markup”. Alle Änderungen und Kommentare sind jedoch nicht sichtbar, bleiben jedoch im Dokument erhalten.Final Showing Markup
Wenn Sie die Änderungen überprüfen, wird empfohlen, dass Sie diejenigen, die nicht im Zweifel sind, sofort akzeptieren. Dies geschieht, um sich anschließend nur auf kontroverse Themen zu konzentrieren. Um die Korrektur zu akzeptieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü “Accept Insertion”. Das gleiche Ergebnis erhalten Sie durch Drücken der Schaltfläche “Accept” im Hauptmenü. Um die Korrektur abzulehnen, wählen Sie im Kontextmenü den Punkt “Reject Insertion”.

Überprüfen Sie alle Korrekturen im Dokument und akzeptieren Sie sie oder lehnen Sie sie ab. Danach können Sie den Überprüfungsmodus verlassen, indem Sie auf die Schaltfläche “Track Changes” klicken.

Der Word Fix-Modus wird ständig von Version zu Version verbessert. In Office 2003 steckte der Bearbeitungsmodus beispielsweise erst in den Kinderschuhen und verfügte nur über die grundlegenden Funktionen, während in Word 2013 der Korrekturmodus erheblich umgestaltet wurde und viele neue Funktionen erhielt.

Word korrekturmodus löschen

Der Überprüfungsmodus in Word ist sehr praktisch, aber Benutzer haben häufig eine Frage, wie sie es verlassen können. Das Dokument ist also konsistent, und wir müssen diese Farbkorrekturen im Text beseitigen. Gehen Sie wie folgt vor, um den Überprüfungsmodus zu entfernen.

  1. Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie zur Registerkarte “Review”.
  2. Klicken Sie im Block “Track Changes” auf die Schaltfläche “Accept”.
  3. Wählen Sie im angezeigten Popup-Menü “Accept all Changes in Document”.Accept all Changes in Document
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Track Changes”, um sie zu deaktivieren.
  5. Schließen Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut.

Wenn Sie keine Korrekturen im Text vornehmen müssen, klicken Sie anstelle der Schaltfläche “Accept” auf die Schaltfläche “Reject” und wählen Sie im angezeigten Menü die Option “Reject all Changes in Document “. Drücken Sie dann die Schaltfläche “Track Changes”, schließen Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut.

Es kommt oft vor, dass nach all diesen Manipulationen noch Kommentare im Peer-Review-Modus vorhanden sind. Um alle Kommentare auf einmal zu löschen und nicht alle manuell zu entfernen, suchen Sie auf der Registerkarte “Review” den Block “Comments”. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche “Delete” und wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü den Punkt “Delete all Comments in Document”.Delete all Comments in Document
Wie Sie sehen, funktioniert es nicht, den Überprüfungsmodus in Word durch Drücken einer einzigen Taste zu verlassen, es ist jedoch nicht schwierig, dies zu tun.

Wie suche ich Wörter in Word?

Es scheint einfacher zu sein, als mit der Suchfunktion das richtige Wort oder den richtigen Ausdruck in Word zu finden. Es reicht aus, die Tastenkombination Strl+F auf der Tastatur zu drücken und den Suchtext einzugeben oder auf die Schaltfläche “Find” im Hauptanwendungsmenü zu klicken. In großen Dokumenten kann es jedoch schwierig sein, das richtige Wort oder den richtigen Text zu finden, wenn Sie keine zusätzlichen Suchkriterien verwenden.

Wenn Sie beispielsweise nach dem gewünschten Text in einem Dokument für eine bestimmte Phrase suchen, ist eine genaue Bedingung für alle Satzzeichen Voraussetzung. Wenn ein Komma weggelassen wird, wird das gewünschte Fragment nicht gefunden. Um die Suche nach einem bestimmten Text zu vereinfachen, wird ein zusätzliches Kriterium in Form der Option “Ignore punctuation characters” angewendet. Die Verengung des Suchkreises und die genaue Angabe seiner Kriterien reduziert den Zeitaufwand für diesen Vorgang erheblich. Zu diesem Zweck wird die erweiterte Suchfunktion von Word verwendet.

Die erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, das richtige Wort oder den richtigen Text nicht nur anhand der angegebenen Wörter, sondern auch anhand von Schriftart, Stil und sogar Klang zu finden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die erweiterte Suche zu aktivieren:

  1. Klicken Sie im Block “Editing” auf die Schaltfläche “Find”.Find a word
  2. Klicken Sie im folgenden Fenster “Find and Replace” auf die Schaltfläche “More”.Find and Replace
  3. Wählen Sie im angezeigten Block der Suchparameter die erforderlichen Kriterien aus. Find mode

Die Suchrichtung “Down” gibt an, dass die Suche ab der Cursorposition im Dokument durchgeführt wird. Dementsprechend gibt die “Up” -Richtung an, dass die Suche vom Cursor aus nach oben durchgeführt wird. Die wichtigsten Suchkriterien in MS Word sind wie folgt.

  • “Match Case”. Bei Verwendung dieser Option werden nur Wörter gesucht, die in der gleichen Schreibweise wie das im Feld “Find” angegebene Wort eingegeben wurden. Wenn Sie beispielsweise ein Wort mit einem Großbuchstaben in das Suchfeld eingeben und diese Option auswählen, werden nur die mit einem Großbuchstaben geschriebenen Formen dieses Wortes in den Suchergebnissen gefunden. Mit einem Großbuchstaben eingegebene Wörter werden nicht gezählt.
  • “Finds whole words only”. Die Suche umfasst Wörter, die genau in der in der Suche angegebenen Form geschrieben wurden.
  • “Use wildcards”. Mit diesem Kriterium können Sie die angegebene Wortmaske verwenden. Es gibt viele Platzhalter. Hier sind nur einige davon:
    • Sternchen (*). Zeigt einige Buchstaben an.
    • Fragezeichen (?). Bezeichnet einen beliebigen Buchstaben.
    • Eckige Klammern []. Alle Wörter, die die in eckigen Klammern angegebenen Zeichen enthalten, werden gefunden.
    • Eckige Klammern mit einem Ausrufezeichen [!]. Es werden alle Wörter gefunden, mit Ausnahme derjenigen, die die nach dem Ausrufezeichen angegebenen Buchstaben enthalten.
  • “Sounds like”. Diese Funktion funktioniert nur mit englischem Text und sucht nach Wörtern, die klanglich ähnlich sind, sich jedoch in der Schreibweise unterscheiden.
  • “Find all word forms”. Diese Funktion funktioniert nur mit englischem Text und sucht nach Wörtern, die klanglich ähnlich sind, sich jedoch in der Schreibweise unterscheiden.
  • “Ignore punctuation characters”. Mit dieser Option können Sie nach einem bestimmten Textabschnitt suchen, ohne Kommas, Punkte und andere Satzzeichen zu berücksichtigen.

Über die Schaltfläche “Format” können Sie nach Text suchen, der im angegebenen Format eingegeben wurde. Suchen Sie beispielsweise nach einem Wort, das in der angegebenen Schriftart oder dem angegebenen Stil eingegeben wurde.

Wie Sie der Beschreibung entnehmen können, gibt es eine ganze Reihe von Suchkriterien, und höchstwahrscheinlich gelingt es ihnen nicht, sie alle auf einmal gründlich zu untersuchen. Wenn Sie jedoch mit großen Texten arbeiten, können Sie die Suchfunktion für die gewünschten Wörter oder Fragmente erheblich effizienter nutzen. Es reicht aus, diese Suchmethoden nur wenige Male in der Praxis anzuwenden, und sie werden vertraut und vertraut.

Wörter in Word dokument ersetzen

Das Ersetzen von Wörtern in Word-Dokumenten ist recht häufig. Sie haben beispielsweise festgestellt, dass in Ihrem Bericht der Name eines der Geräte falsch geschrieben ist und dieses Wort im gesamten Text mehrmals vorkommt. Wenn Sie dieses Wort für längere Zeit manuell ersetzen, ist es natürlich besser, die automatische Wortersetzungsfunktion in Word zu verwenden.

  1. Klicken Sie auf der Hauptregisterkarte des Word-Menüs im Block “Editing” auf die Schaltfläche “Replace”.Replace a word in Word
  2. Geben Sie im folgenden Fenster “Find and Replace” im Feld “Find what:” das Wort ein, das Sie durch ein anderes ersetzen möchten.
  3. Geben Sie im Feld “Replace with:” das zu ersetzende Wort ein.Replace with
  4. Geben Sie ggf. zusätzliche Suchparameter an. Klicken Sie dazu im selben Fenster auf die Schaltfläche “More” und wählen Sie die erforderlichen Kriterien aus, z. B. Groß- / Kleinschreibung. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Replace All”. Danach erfolgt die Ersetzung im gesamten Text des Dokuments.

Beim Ersetzen einiger Wörter durch andere sollten einige Nuancen berücksichtigt werden. Wenn das ersetzte Wort beispielsweise Teil eines anderen Wortes ist, wird dieser Teil auch ersetzt. Insbesondere beim Ersetzen von kurzen Wörtern, deren Buchstabenkombination oft Teil anderer, längerer Wörter ist, ist Vorsicht geboten.

Die Textersetzungsfunktion in Word kann nicht nur zum Ersetzen von Wörtern oder Textfragmenten, sondern auch zum Ersetzen des vorhandenen Wortformats oder Fragmentstils verwendet werden. Sie können beispielsweise die Schriftgröße eines bestimmten Wortes ändern oder es im gesamten Text fett hervorheben.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Replace” und öffnen Sie das Fenster “Find and Replace”.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “More” und öffnen Sie das Fenster in erweiterter Form.
  3. Geben Sie im Feld “Find what:” das Wort ein, das fett gedruckt werden soll.
  4. Geben Sie im Feld “Replace with:” dasselbe Wort ein.
  5. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche “Format”.Replacing words in Word
  6. Wählen Sie im Popup-Menü “Font”.
  7. Stellen Sie im Fenster “Find Font” den Stil auf “Bold” und klicken Sie auf “OK”.
  8. Kehren Sie zum Fenster “Find and Replace” zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche “Replace All”. Danach wird das im Text angegebene Wort fett dargestellt.

Denken Sie beim Ersetzen des Formats eines bestimmten Wortes daran, dass dieses Wort Teil eines anderen Wortes sein kann, und Sie sollten es sehr sorgfältig ersetzen. Am Ende des Ersetzungsprozesses wird empfohlen, den gesamten Text zu überprüfen, um ein falsches Ersetzen einiger Wörter zu vermeiden.

Wie ändere ich die Anführungszeichen in Word?

MS Word unterstützt die Anzeige verschiedener Arten von Anführungszeichen. Es scheint nicht so wichtig zu sein, wie die Anführungszeichen im Text aussehen. Für die Ausführung einiger Dokumente gelten jedoch strenge Regeln, die Anforderungen auferlegen, einschließlich der Art der Anführungszeichen. Das Erscheinungsbild von Anführungszeichen, die standardmäßig in Word-Dokumenten angebracht sind, kann in den Programmeinstellungen geändert werden. Um beispielsweise immer doppelte Anführungszeichen in den eingegebenen Text einzufügen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.

  1. Klicken Sie in der oberen linken Ecke von MS Word auf die Schaltfläche “Office”.
  2. Klicken Sie im angezeigten Menü auf die Schaltfläche “Word Optionen”.Word Options
  3. Wechseln Sie in dem sich öffnenden Fenster “Word Options” zum Abschnitt “Proofing”.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “AutoCorrect Options”.
  5. Wechseln Sie im Fenster “AutoCorrect” zur Registerkarte “AutoFormat”.
  6. Aktivieren Sie im Block “Replace” die Option “Straight quotes with smart quotes”.Straight quotes with smart quotes
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.

Wenn Sie neue Dokumente eingeben, werden immer doppelte Anführungszeichen gesetzt. In Dokumenten, die vor dem Ändern dieser Word-Einstellungen gespeichert wurden, bleiben die Anführungszeichen gerade.

Wenn Sie Anführungszeichen eines anderen Typs benötigen, können Sie in der Liste der Zeichen den gewünschten Typ der Anführungszeichen auswählen und eine beliebige Tastenkombination zuweisen, die Sie zum Aufrufen der Zeichen erstellt haben.

  1. Öffnen Sie die Registerkarte “Insert” und klicken Sie im Block “Symbols” auf die Schaltfläche “Symbol”.
  2. Klicken Sie im sich öffnenden Block auf die Schaltfläche “More Symbols”.More Symbols in Word
  3. Wählen Sie in der Liste der Zeichen den gewünschten Anführungszeichentyp aus und klicken Sie auf die Schaltfläche “Shortcut Key… “.Shortcut Key
  4. Setzen Sie den Cursor in das Feld “Press new shortcut key: ” und drücken Sie die Tasten. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Anführungszeichen angezeigt.Type of quotation marks
  5. Drücken Sie die Taste “Assign”.

Text ohne Formatierung einfügen

Beim Schreiben von Texten in Word müssen häufig Fragmente aus anderen Programmen oder aus Dokumenten eingefügt werden, die ebenfalls in Word ausgeführt werden. Sie haben alle eine eigene Formatierung, sodass das Erscheinungsbild der eingefügten Textteile in der Regel nicht dem Format des Originaldokuments entspricht.

Beispielsweise kopieren Sie einen Teil des Texts von einer Website im Internet und fügen ihn in den Text Ihres Berichts ein. Gleichzeitig stellen Sie fest, dass das eingefügte Fragment eine andere Größe, einen anderen Stil und eine andere Schriftfarbe aufweist. Wie kann ich den kopierten Text im Format Ihres Dokuments einfügen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um dieses Problem zu lösen.

  1. Verwenden Sie die Schaltfläche “Paste” im Word-Hauptmenü. Kopieren Sie dazu den gewünschten Text und klicken Sie auf die Schaltfläche “Paste”. Wählen Sie im angezeigten Popup-Menü “Paste Special ” und dann ” Unformatted Text”.Paste unformatted text
  2. Verwenden Sie Word-Vorlagen mit änderungsgeschützten Formaten. Wenn der kopierte Text in einem in einer solchen Vorlage erstellten Dokument angezeigt wird, wird die Formatierung automatisch gelöscht und der Text in dem im Dokument vorhandenen Format eingefügt.
  3. Verwenden spezieller Makros, die über eine bestimmte Tastenkombination aufgerufen werden. Sie können beispielsweise ein Makro wie das folgende verwenden:
    Sub PasteUnformattedText()
    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
    End Sub
  4. Ändern Sie die internen Einstellungen von Word. Fügen Sie den kopierten Text an der gewünschten Stelle im Dokument ein, um diese Methode zu verwenden. Am Ende der eingefügten Zeile wird ein Ordnersymbol angezeigt. Klicken Sie darauf und wählen Sie “Keep Text Only” aus dem angezeigten Menü. Um einen beliebigen Text im selben Format wie im Dokument einzufügen, wählen Sie in diesem Menü “Set Default Paste”.Keep Text Only Im erscheinenden Fenster der Word-Modi finden Sie im Block “Cut, copy and paste” den Abschnitt “Pasting from other programs”. Setzen Sie den Wert dieses Feldes auf “Keep Text Only”.Pasting from other programs Speichern Sie die Änderungen.

So erstellen Sie Spalten in Microsoft Word

In Word-Dokumenten ist es manchmal erforderlich, den Text in Spalten einzugeben, wie dies beispielsweise auf einem Zeitungsblatt der Fall ist. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung einer Tabelle. Sie können eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl von Spalten erstellen, Text in jede Spalte eingeben und dann die Zellränder unsichtbar machen. Es gibt jedoch eine einfachere und effizientere Möglichkeit, Word-Text in mehreren Spalten zu drucken. Es besteht darin, die integrierten Funktionen der Anwendung selbst zu verwenden.

  1. Öffnen Sie ein Dokument mit dem Text, den Sie in mehrere Spalten einfügen möchten, oder öffnen Sie eine leere Seite, wenn der Text noch nicht eingegeben wurde.
  2. Positionieren Sie den Cursor oben auf der Seite, öffnen Sie die Registerkarte “Page Layout” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Columns”. Klicken Sie im sich öffnenden Menü auf die Schaltfläche mit der gewünschten Spaltenanzahl.Make columns in Word Wenn Sie “More Columns” auswählen, können Sie die Anzahl der Spalten, deren Breite und den Abstand zwischen ihnen manuell festlegen.Type the text in columns

Nach diesen Manipulationen wird der gesamte Text in Spalten platziert, und der neu eingegebene Text wird automatisch in der gewünschten Anzahl von Spalten platziert.

Wenn Sie nur ein Fragment eines Dokuments in mehrere Spalten und nicht den gesamten Text eines Dokuments einfügen möchten, wählen Sie dieses Fragment mit der Maus aus, wechseln Sie zur Registerkarte “Page Layout” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Columns”. Wählen Sie dann die gewünschte Spaltenanzahl. In diesem Fall bleibt der Text vor dem ausgewählten Fragment und danach unverändert.

Experten empfehlen, Kopien wichtiger Dateien zu erstellen, wenn Sie Korrekturen an einem bereits fertigen Word-Dokument vornehmen. Das Arbeiten mit Kopien anstelle von Originaldateien vermeidet große Probleme. Dies gilt insbesondere für unerfahrene PC-Benutzer. Die Folge solcher Arbeiten ist jedoch eine große Anzahl von Kopien von Dokumenten, die sich im Laufe der Zeit auf der Festplatte ansammeln. Sie sollten regelmäßig doppelte Dateien jeglichen Typs entfernen. Durch das Entfernen Doppelter  können Sie nicht nur die Dinge auf der Festplatte in Ordnung bringen, sondern auch die Effizienz der Arbeit mit Dokumenten steigern.