So erstellen Sie ein Dokument in Word

Ein schön und korrekt ausgeführtes Dokument Word ist nicht nur angenehm wahrzunehmen, sondern erleichtert auch die Arbeit damit erheblich. Gut strukturierter Text ist leicht zu lesen und schnell anzupassen. Fast jeder Computerbenutzer stieß jedoch auf ungeschickte Dokumente, bei denen selbst geringfügige Korrekturen die Struktur des gesamten Textes erheblich verzerrten. Um dies zu verhindern, müssen jedoch nur wenige Regeln für die Verarbeitung von Dokumenten in Word eingehalten werden. Das ist nichts kompliziertes. Es reicht aus, einen oder zwei Texte richtig einzugeben, und dies wird einfach und vertraut.
So weisen Sie Word eine Schriftart zu
So legen Sie Seitenparameter in Word fest
So weisen Sie Einrückungen und Intervalle in Word zu
So entfernen Sie zusätzliche Leerzeichen in Word
So gestalten Sie Überschriften in Word
So fügen Sie Seitenumbrüche in Word ein
So gestalten Sie Listen in Word-Text
So nummerieren Sie Seiten in Word
So erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis in Word
Erstellungsreihenfolge für Word-Dokumente

So weisen Sie Word eine Schriftart zu

Beachten Sie beim Zuweisen von Schriftarten in eingegebenem Text eine einfache Regel: Die Schriftart im gesamten Dokument muss identisch sein. Zum Beispiel ist es völlig inakzeptabel, wenn der Anfang eines Dokuments in Arial-Schrift gedruckt wird, die Mitte in Calibri-Schrift und die Verdana-Schrift im letzten Teil verwendet wird. Es gibt Ausnahmen, wenn Sie einen Text irgendwie hervorheben müssen, aber der Hauptteil des Dokuments sollte in diesem Fall immer noch dieselbe Schriftart haben.

Was ist mit der Situation, wenn beim Kopieren und Einfügen eines Textfragments aus einem anderen Dokument der ursprüngliche Schriftstil beibehalten wird? Um dieses Problem zu lösen, gibt es verschiedene Methoden.

1. Wählen Sie das Textfragment mit der geänderten Schriftart aus und stellen Sie auf der Registerkarte “Home” des Word-Hauptmenüs die erforderlichen Schriftparameter ein.
2. Wählen Sie das gewünschte Fragment aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü den Abschnitt “Font”.

Beim Einfügen von Text aus einem anderen Dokument können sich nicht nur der Schriftstil und die Schriftgröße ändern, sondern auch andere Parameter. Zum Beispiel Zeilenabstand. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie “Paste Special” verwenden. Dafür:

1. Kopieren Sie Text aus einem anderen Dokument.
2. Gehen Sie zum gewünschten Dokument und klicken Sie auf der Registerkarte “Home” des Word-Hauptmenüs auf das Dreieck unter der Schaltfläche “Paste”. Wählen Sie im angezeigten Menü den Abschnitt “Paste Special”.
3. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster “Paste Special” den Abschnitt “Unformatted Text” aus und klicken Sie auf “OK”.

Nach diesen Manipulationen wird das kopierte Textfragment im Format des erstellten Dokuments eingefügt.

Um eine einzelne Schriftart für das gesamte Dokument festzulegen, wählen Sie zunächst den gesamten darin enthaltenen Text aus. Die Auswahl von Langtext mit der Maus ist unpraktisch. Es wird empfohlen, zu diesem Zweck die Option “Select All” zu verwenden. Es befindet sich auf der Registerkarte “Home” im Block “Editing”.
Gehen Sie danach auf derselben Registerkarte “Home” zum Block “Font” und stellen Sie die gewünschte Schriftgröße, Schriftart, Farbe, Stil und einige andere Parameter ein. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Schriftart der Header geändert wird. Dies lässt sich jedoch in den nächsten Schritten der Dokumentenverarbeitung leicht beheben.

So legen Sie Seitenparameter in Word fest

Um Seitenparameter in einem Dokument festzulegen, müssen Sie zuerst die Felder festlegen. Gehen Sie dazu zur Registerkarte “Seitenlayout” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Margins”. Im angezeigten Fenster können Sie die Standardgröße der Felder auswählen oder Ihre Größen festlegen, indem Sie unten in diesem Fenster die Option “Custom Margins” auswählen.
In diesem Block können Sie auch die Ausrichtung (Hoch- oder Querformat), das Papierformat und einige andere Parameter festlegen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass beim Erstellen nachfolgender Dokumente standardmäßig alle ausgewählten Seitenparameter festgelegt sind, klicken Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche “Default”.

Es gibt Situationen, in denen Sie in einem Dokument die Parameter nur einer Seite im Text ändern müssen. Ändern Sie beispielsweise eines der Blätter in seinen Abmessungen oder Rändern. Wählen Sie in diesem Fall den Text auf der Seite im Block “Page Setup” aus, ändern Sie den Parameter und wählen Sie die Option “Apply to:” “Selected text”.
Alle diese Aktionen können auf ein bereits vorbereitetes Dokument angewendet werden. Es ist jedoch vorzuziehen, dies zu Beginn, in der Phase seiner Entstehung, zu tun. Dadurch werden Formatierungsverletzungen von bereits eingegebenem Text vermieden. Bei Text, der anfänglich auf eine Seite passt und die Felder vergrößert, können beispielsweise zwei Blätter gedehnt werden.

So weisen Sie Einrückungen und Intervalle in Word zu

Jeder richtig eingegebene Text ist in Absätze unterteilt. In ihrer Abwesenheit wird das Dokument schwer verständlich. Der Abstand zwischen Textabschnitten kann beliebig eingestellt werden. Um die Intervalle zwischen Absätzen in bereits eingegebenem Text festzulegen, müssen Sie den gesamten Text auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und im angezeigten Menü den Abschnitt “Paragraph” auswählen.
In dem sich öffnenden Fenster sollten Sie im Block “Spacing” den Abstand zum Absatz und danach festlegen. Bitte beachten Sie, dass diese Parameter nur auf den ausgewählten Teil des Textes oder nur auf den Absatz angewendet werden, in dem sich der Cursor befindet, wenn nichts ausgewählt ist.

Im selben Block können Sie den Abstand zwischen den Zeilen des ausgewählten Texts festlegen, indem Sie den Zeilenabstand angeben.
Wenn die ausgewählten Parameter für alle nachfolgenden erstellten Dokumente gespeichert werden müssen, klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche “Default”.

Verweilen Sie separat bei der Ausrichtung des Textes im Dokument. Die Ausrichtungsmethode wird im selben Fenster “Paragraph” festgelegt. Für offizielle Dokumente gibt es bestimmte Standards für die Ausrichtung des Textes: links oder breit. Wenn für das Dokument in diesem Teil keine Anforderungen gelten, wird normalerweise die Ausrichtung in der Breite festgelegt.

So entfernen Sie zusätzliche Leerzeichen in Word

Das Formatieren von Text mit Leerzeichen ist der häufigste Fehler beim Erstellen von Dokumenten in Word. Es ist kategorisch unmöglich, die rote Linie am Anfang des Absatzes mit Leerzeichen zu versehen oder die Überschrift mit Leerzeichen zu zentrieren. Es muss beachtet werden, dass ein Leerzeichen nur verwendet wird, um ein Wort im Text von einem anderen zu trennen.

Die nächste Phase des Papierkram in Word besteht darin, zusätzliche Leerzeichen zu entfernen. Es ist sehr schwierig, visuell zu bestimmen, wie viele Leerzeichen zwischen Wörtern im Text gedruckt werden. Daher gibt es in Word einen speziellen Modus, in dem ein Leerzeichen von einem bestimmten Zeichen angezeigt wird. Um diesen Modus zu aktivieren, klicken Sie im Word-Hauptmenü auf die Schaltfläche “Show / Hide”, die sich im Block “Paragraph” befindet.
Nach dem Drücken dieser Taste werden normalerweise unsichtbare Formatierungszeichen mit Sonderzeichen angezeigt. Sie können die zusätzlichen Leerzeichen manuell entfernen, es ist jedoch besser, diesen Vorgang zu automatisieren. Dafür:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” im Block “Editing” auf die Schaltfläche “Replace”.
2. Doppelklicken Sie im daraufhin geöffneten Fenster “Find and Replace” im Feld “Find what:” auf die Taste “Space”. Drücken Sie im Feld “Replace with:” einmal die Leertaste.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Replace All” und klicken Sie darauf, bis die Anzahl der Ersetzungen gleich Null wird.

Um Leerzeichen am Anfang von Absätzen zu entfernen, rufen Sie in diesem Fenster die Registerkarte “Find” auf und geben Sie im Feld “Find what” die Kombination “^ p ^?” ohne Anführungszeichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Find Next”. Lücken am Anfang von Absätzen müssen manuell gelöscht werden.
Nach dem automatischen Entfernen von Leerzeichen sollten Sie im selben Modus den gesamten Text anzeigen und die zusätzlichen Leerzeichen, die nicht automatisch gelöscht wurden, manuell entfernen. Satzzeichen (Kommas, Punkte usw.) dürfen ebenfalls keine Leerzeichen enthalten.

Nachdem das Dokument von unnötigen Leerzeichen befreit wurde, können Sie den Einzug in den ersten Zeilen jedes Absatzes anpassen. Wählen Sie dazu einen oder mehrere Absätze aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im angezeigten Kontextmenü “Paragraph”. Wählen Sie im folgenden Fenster im Block “Indentation” im Feld “Special” die Option “Handing” aus, legen Sie die Einrückungsgröße im Feld “By:” fest und klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
Wenn die Überschriften im Text durch Leerzeichen zentriert waren, werden sie nach dem Entfernen der zusätzlichen Leerzeichen an den linken Rand des Dokuments gedrückt. Es ist sehr einfach, sie wieder zentriert zu machen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Titel und wählen Sie im oberen Menü des Blocks “Paragraph” die Ausrichtung in der Mitte aus.

So gestalten Sie Überschriften in Word

Bei der Erstellung von Überschriften ist es ratsam, Stile zu verwenden. Das manuelle Ausfüllen jedes Titels in einem langen Text ist langwierig und mühsam. Durch die Verwendung von Stilen können Sie dieses Problem in wenigen Minuten lösen.

Um sich mit der Funktionsweise von Stilen vertraut zu machen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Überschrift und klicken Sie dann im Word-Menü im Abschnitt “Styles” auf die Schaltfläche “Heading 1”. In diesem Fall hat die ausgewählte Überschrift die Form, die standardmäßig für diesen Überschriftentyp gespeichert ist. Höchstwahrscheinlich passt dieser Header-Stil nicht zu Ihnen. Dieses Problem ist jedoch leicht zu lösen.

1. Setzen Sie den Cursor auf den Titel und wählen Sie den Stil “Heading 1”.
2. Wählen Sie den Kopfzeilentext mit der Maus aus und stellen Sie die erforderlichen Parameter ein: Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Stil, Einrückung. Richten Sie es in der Mitte oder eingerückt aus.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Titel, wählen Sie den Abschnitt “Styles” und dann im angezeigten Stilmenü den Abschnitt “Update Heading 1 to Match Selection”.

Auf die gleiche Weise können Sie die Stile “Heading 2” und “Subtitle” ändern. Nachdem der Überschriftenstil erstellt wurde, müssen Sie den gesamten Text anzeigen und den angegebenen Stil für jede Überschrift mit zwei Mausklicks anwenden.

Sie können die Standard-Header-Stile nicht ändern, sondern Ihren eigenen Stil erstellen. Erstellen Sie dazu den Titel und ein Fragment des Textes des gewünschten Formats, wählen Sie den Titel aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie “Save Selection as a New Quick Style” im Abschnitt “Styles”. Im angezeigten Fenster müssen Sie dem neuen Stil einen Namen geben und auf die Schaltfläche “OK” klicken. Es wird empfohlen, dass Sie vor der Eingabe den gewünschten Überschriftenstil erstellen und diesen Stil während der Eingabe festlegen.

So fügen Sie Seitenumbrüche in Word ein

Ein weiterer grober und häufiger Fehler sind Seitenumbrüche mit Leerzeilen. Sie haben beispielsweise das erste Kapitel eines Dokuments abgeschlossen und möchten das zweite Kapitel mit einem neuen Blatt beginnen. Es scheint sehr einfach zu sein – drücken Sie mehrmals die Eingabetaste, bis sich der Cursor auf ein neues Blatt bewegt. Sobald Sie jedoch im ersten Kapitel etwas ändern (z. B. mehrere Zeilen hinzufügen oder löschen), wird die erste Zeile des neuen Kapitels nach unten verschoben und befindet sich nicht mehr oben auf dem Blatt oder wechselt umgekehrt zur vorherigen Seite. Leider ist dies bei unerfahrenen Word-Benutzern sehr häufig.

Um solche Situationen zu vermeiden, verfügt Word über eine spezielle Funktion namens “Page Break”. Sie finden es auf der Registerkarte “Insert” des Word-Hauptmenüs.
Um eine Pause zu machen, positionieren Sie den Cursor am Anfang der Zeile, mit der das neue Kapitel beginnen soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche “Page Break”. Wenn danach leere Seiten erscheinen, gab es vor der Pause oder danach zusätzliche Absatzmarkierungen.

So gestalten Sie Listen in Word-Text

Ein weiterer häufig auftretender Fehler beim Layout von Textdokumenten im Text sind manuell generierte Listen. Wenn der Text Ihres Dokuments Listen enthält, müssen Sie die Nummerierung und den Abstand zwischen der Listenmarkierung und dem Text überprüfen. Um die Liste richtig anzuordnen, müssen Sie alle Zeilen der Liste auswählen und im Block “Paragraph” des Word-Hauptmenüs den gewünschten Markertyp oder die gewünschte Listennummerierung auswählen.
Das Gleiche können Sie tun, indem Sie alle Elemente der Liste auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie im angezeigten Menü den Abschnitt “Bullets” oder “Numbering”.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Listenelemente klicken, können Sie das Kontextmenü aufrufen, mit dem Sie einige der Entwurfsoptionen für die Listenelemente ändern können: Ändern Sie den Einrückungswert in der Liste, ändern Sie die Schriftart, die Listenmarkierung usw.

Wenn der Text mehrere Listen enthält, wird empfohlen, einen eigenen Stil zu erstellen, um sie zu formatieren, wie oben für Überschriften beschrieben. Dann können Sie diesen Stil einfach mit zwei Klicks für jede Liste im Text festlegen.

So nummerieren Sie Seiten in Word

Nachdem das Dokument fertiggestellt ist, müssen Sie die Zahlen auf den Seiten notieren. Sie können die Blätter des Word-Dokuments im Block “Header & Footer” nummerieren, der sich auf der Registerkarte “Insert” befindet. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Verwenden der Kopf- oder Fußzeile.
2. Verwenden Sie die Schaltfläche “Page Number”.

Wenn Sie die Kopf- oder Fußzeile verwenden, können Sie nicht nur die Seitenzahl an der richtigen Stelle einfügen, sondern auch anderen Text, z. B. den Namen des Autors oder den Namen des Dokuments. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird ein Fenster mit zahlreichen Fußzeilenvorlagen angezeigt. Sie können eine dieser Vorlagen auswählen oder mit den “Header & Footer Tools” einen eigenen Fußzeilentyp erstellen. Gehen Sie im Menü mit Fußzeilenvorlagen zu “Header & Footer Tools”.
Wenn Sie nur Seitenzahlen ohne zusätzliche Informationen eintragen möchten, können Sie die Schaltfläche “Page Number” verwenden. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Menü angezeigt, in dem Sie den Nummerierungsort auf der Seite und das Seitenzahlformat auswählen können. Auf diese Weise können Sie Seiten nicht nur in Zahlen, sondern auch in Buchstaben kennzeichnen. Hier können Sie auch angeben, welche Seite nummeriert werden soll. Diese Option ist nützlich, wenn Sie beispielsweise das Deckblatt nicht nummerieren müssen.

So nummerieren Sie Seiten in Word

Nachdem die Nummern auf den Seiten des Dokuments angebracht wurden, können Sie mit der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses fortfahren. Der große Fehler besteht darin, ein Inhaltsverzeichnis manuell zu erstellen. Es ist nicht nur lang, sondern auch mühsam. Beim Anpassen des Dokuments kann sich die Anordnung der Kapitel auf den Seiten ändern, und Sie müssen die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis jedes Mal manuell ändern. Glücklicherweise verfügt Word über eine spezielle Funktion, die automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellt und die Seitenzahlen ändert, wenn die Position von Abschnitten geändert wird. Außerdem ist in diesem Fall jeder Abschnitt des Inhaltsverzeichnisses ein Link, über den Sie schnell an die richtige Stelle im Dokument gelangen.

Um automatisch ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, benötigen Sie Kapitel und Unterabschnitte mit dem Stil “Heading”. Platzieren Sie den Cursor am Anfang des Textes, öffnen Sie die Registerkarte “Referenzen” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Tabelle des Inhalts”.
Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Punkt “Automatic Table 1”. In der Regel befindet sich der Inhalt auf einem separaten Blatt am Anfang oder am Ende des Dokuments. Um es auf einer separaten Seite zu platzieren, fügen Sie vor und nach dem Inhaltsverzeichnis einen Seitenumbruch ein. Gehen Sie dazu zur Registerkarte “Insert” und wählen Sie “Page break”.

Wenn sich weitere Seitenzahlen ändern, klicken Sie einfach auf das Inhaltsverzeichnis und dann auf “Update Field”. Als Nächstes werden Sie aufgefordert, nur die Seitenzahlen oder das gesamte Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren.

Wenn die Inhaltsverzeichnisvorlage nicht zu Ihnen passt, können Sie die Inhaltsverzeichnisvorlage nach Bedarf anpassen. Um dies zu tun, müssen Sie beim Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses anstelle des Elements “Automatic Table 1” das Element “Insert Table of Contents” am unteren Rand des Menüblocks auswählen und im nächsten Fenster auf die Schaltfläche “Modify” klicken. Klicken Sie im angezeigten Stilfenster erneut auf die Schaltfläche “Modify” und legen Sie im folgenden Fenster die Parameter für Ihren Inhaltsverzeichnisstil fest. Diese Vorlage für den Inhaltsverzeichnisstil kann nun in nachfolgenden erstellten Dokumenten verwendet werden.

Im erstellten Inhaltsverzeichnis können Sie die Schriftart, den Einzug, die Markierungen usw. ändern. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und markieren Sie es. Rufen Sie dann das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das ausgewählte Teil klicken.

Erstellungsreihenfolge für Word-Dokumente

Um ein Dokument in Word korrekt und schön zu erstellen, müssen Sie die folgende Abfolge von Aktionen ausführen.

1. Wählen Sie eine Schriftart für den Text des erstellten Dokuments.
2. Stellen Sie die gewünschten Seitenoptionen ein.
3. Geben Sie Einrückungen und Abstände für Absätze und Zeilen in einem Dokument an.
4. Löschen Sie im bereits eingegebenen Text des Dokuments leere Zeilen und zusätzliche Leerzeichen
5. Überschriften mit Stilen stylen.
6. Fügen Sie bei Bedarf Seitenumbrüche ein.
7. Ordnen Sie Listen, Tabellen und Bilder richtig an.
8. Seitenzahlen einfügen.
9. Erstellen Sie gegebenenfalls ein Inhaltsverzeichnis und eine Referenzliste. Machen Sie die Anwendung aus.
10. Überprüfen Sie abschließend die Rechtschreibung des Dokuments.

Durch die Einhaltung dieser einfachen Empfehlungen können Sie einfach und schnell Änderungen am Text vornehmen und sicherstellen, dass beim Drucken des Dokuments keine Probleme auftreten.

Abschließend noch ein Ratschlag. Bewahren Sie nur wichtige Kopien von Word-Dokumenten auf Ihrem Computer auf. Wenn sie natürlich gebraucht werden. Alle anderen doppelten Dateien sollten regelmäßig entfernt werden. Es gibt viele Programme, die dies automatisch und schnell tun. Das Entfernen doppelter Dateien ist ein wichtiger Bestandteil, um Ihre Dokumente in einwandfreiem Zustand zu halten.