Benutzer verwenden Excel PivotTables aufgrund der offensichtlichen Komplexität selten. Der Aufwand und die Zeit, die für das Erlernen dieser Tools aufgewendet werden, zahlen sich jedoch in hohem Maße aus, wenn Sie dieses Tool verwenden. Pivot-Tabellen sind häufig unverzichtbar, wenn Daten aus sehr großen Tabellen unter verschiedenen Gesichtspunkten analysiert werden. Daher sollten Pivot-Tabellen verwendet werden, wenn ein Register (Zusammenfassung, Anweisung usw.) mit Hunderten von Zeilen vorhanden ist und Sie die Daten mit ihrer Auswahl und Gruppierung analysieren und diese Daten in allen möglichen Abschnitten präsentieren müssen, um Berichte zu erstellen.
Vorbereiten der Quelltabelle
Pivot-Tabelle in Excel erstellen
Wie füge ich einer Pivot-Tabelle Felder hinzu?
Pivot-Tabelle sortieren
Filter in Pivot-Tabelle
Formeln in Pivot-Tabellen
Berechnete Felder in Pivot-Tabellen
Berechnete Elemente in Pivot-Tabellen
PivotTable-Summen ausblenden
Vorbereiten der Quelltabelle
Bevor Sie mit dem Erstellen einer Pivot-Tabelle beginnen, müssen Sie einige Arbeiten an der Originaltabelle ausführen. Tatsache ist, dass nicht alle Datenstrukturen geeignet sind, eine darauf basierende Pivot-Tabelle zu erstellen.
- Die Quelltabelle sollte keine leeren leeren Spalten enthalten. Es ist unmöglich, eine korrekte Pivot-Tabelle zu generieren, wenn mindestens eine Spalte in der Quelle nicht betitelt ist.
- Die ursprüngliche Tabelle darf keine leeren Zellen in der Wertezeile enthalten, andernfalls zählt die Pivot-Tabelle die Anzahl und nicht die Summe der Zellenwerte.
- Die Quelltabelle darf keine leeren Zeilen oder Spalten enthalten. Andernfalls werden beim Erstellen einer Pivot-Tabelle nur Daten vor der ersten leeren Spalte oder der ersten leeren Zeile berücksichtigt. Wenn Sie möchten, dass die Spalte leer angezeigt wird, lassen Sie die Spaltenüberschrift sichtbar und lassen Sie den Text in den Zellen dieselbe Farbe wie der Hintergrund der Zellen haben.
- Jede Spalte muss Daten desselben Formats enthalten. Beispielsweise sollte eine Spalte mit Daten im Textformat keine Daten vom Typ DATE enthalten.
- Erstellen Sie eine separate Spalte für Daten desselben Typs, die in die Pivot-Tabelle eingefügt werden. Beispielsweise können Sie die Spalten “Monat” und “Jahr” festlegen. Auf diese Weise können Sie die Gesamtdaten in der Pivot-Tabelle entweder nach Monat oder nach Jahr anzeigen.
- Es wird empfohlen, die Tabelle mit den Quelldaten auf einem Blatt der Excel-Arbeitsmappe und die Pivot-Tabelle auf einem anderen Blatt zu platzieren. In jedem Fall muss die ursprüngliche Tabelle durch mindestens eine Spalte und mindestens eine Zeile vom Rest der Daten, z. B. anderen Tabellen, getrennt sein.
- Wenn die Quelltabelle ausgeblendete Spalten enthält, stellen Sie sicher, dass alle Überschriften enthalten.
- Sie müssen Summen aus der Quelltabelle entfernen. Andernfalls nimmt Excel das Endergebnis als Zellenwert der angegebenen Spalte an und die Daten in der Pivot-Tabelle werden verdoppelt.
Nachdem die Datenquelle überprüft und nach Bedarf angepasst wurde, können Sie mit dem Erstellen der Pivot-Tabelle beginnen.
Pivot-Tabelle in Excel erstellen
Die Pivot-Tabelle ist ein Werkzeug zur einfachen Datenanalyse. Der Erstellungsprozess lässt sich am einfachsten anhand eines Beispiels erklären. Es gibt also eine Tabelle mit Warenverkäufen, in der der Name des Produkts, das Verkaufsdatum und der Betrag angegeben sind, für den dieses oder jenes Produkt verkauft wurde. 
- Wählen Sie die gesamte Tabelle, eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich aus, je nachdem, welche Informationen Sie analysieren müssen.
- Gehen Sie zur Registerkarte “Insert” und klicken Sie auf die Schaltfläche “PivotTable”.
- Geben Sie im angezeigten Fenster “Create PivotTable” die Datenquelle an. Wenn die Tabelle oder die Zellen bereits ausgewählt wurden, müssen Sie nichts angeben. Im selben Fenster müssen Sie angeben, wo die Pivot-Tabelle angezeigt werden soll – auf demselben Blatt oder auf einem neuen Blatt.
- Nach dem Klicken auf “OK” wird ein leeres Pivot-Tabellenlayout erstellt.
- Auf der rechten Seite des Blattes befindet sich ein Block mit einer Liste von Feldern. Wählen Sie in diesem Block die Felder aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Felder können auch mit der Maus auf den gewünschten Teil der Pivot-Tabelle gezogen werden.
- Im oberen Menü werden zwei neue Registerkarten angezeigt: “Options” und “Design”.
Nachdem das ursprüngliche Layout der Pivot-Tabelle erstellt wurde, sollten Sie mit dem Anpassen beginnen, um den Bericht des gewünschten Typs zu erhalten.
Wie füge ich einer Pivot-Tabelle Felder hinzu?
Die Felder in der Pivot-Tabelle werden im Block “PivotTable Field List” hinzugefügt.
Wenn die Felder in diesem Block einfach aktiviert sind, fügt Excel sie gemäß dem Präsentationsalgorithmus in die Tabelle ein. Dem Bereich “Zeilen” werden nicht numerische Felder hinzugefügt, dem Bereich “Werte” werden numerische Felder hinzugefügt und dem Bereich “Spalten” werden Datum und Uhrzeit hinzugefügt. 
Um ein Feld im gewünschten Bereich der Tabelle zu platzieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie einen der folgenden Abschnitte aus: “Add to Report Filter”, “Add to Row Labels”, “Add to Column Labels” oder “Add to Values”.
Ausgewählte Felder können durch Ziehen mit der Maus im Bereich “Bereiche” ausgetauscht werden. 
Der Flächenabschnitt besteht aus 4 Blöcken.
- Report Filter. Dieser Block gibt die erforderlichen Filter für die Werte der Pivot-Tabelle an.
- Column Labels. In diesem Abschnitt werden die angegebenen Werte des ausgewählten Felds in Spalten platziert. Dies sind in der Regel eher qualitative als quantitative Werte.
- Line names. Dies sind die Zeilennamen aus der Spalte ganz links. Sie können eine mehrstufige Pivot-Tabelle erstellen, indem Sie mehrere Felder in diesem Bereich platzieren. Auch hier werden normalerweise qualitative Werte platziert, z. B. Jahr oder Monat, Produktname usw.
- Values. Dies ist der Hauptteil der Pivot-Tabelle. Hier sind die Werte, die mit der ausgewählten Methode erhalten werden. Am häufigsten werden hier Summationsergebnisse platziert.
Pivot-Tabelle sortieren
Wie bei jeder Excel-Tabelle kann eine PivotTable sortiert werden. Diese Auswahl kann entweder zeilenweise oder spaltenweise erfolgen. Sie können die Daten alphabetisch oder in aufsteigender und absteigender Reihenfolge sortieren.
Um die Daten zu sortieren, sollten Sie ihren Bereich auswählen und dann zur Registerkarte “Data” des Hauptmenüs gehen.
Um Daten in die gewünschte Richtung zu verteilen, klicken Sie im Block “Sort & Filter” auf die Aufwärts- oder Abwärtspfeile. Es wird auch empfohlen, die Schaltfläche “Sort” zu verwenden. Nach dem Klicken wird ein Kontextfenster mit Datensortierparametern angezeigt. Auf der Registerkarte “Design” des Blocks “PivotTable Tools” befindet sich eine ähnliche Schaltfläche.
Es gibt eine andere Möglichkeit, Daten in einer Pivot-Tabelle zu sortieren. Wenn sich in den Zellen “Row Labels” oder “Column Labels” eine Dreieckschaltfläche befindet, können Sie darauf klicken und das Kontextmenü aufrufen. Wählen Sie darin den gewünschten Sortierparameter und klicken Sie auf “OK”.
Wenn der zu sortierende Bereich Zellen mit führenden Leerzeichen enthält, kann dies die Sortierergebnisse beeinflussen. Solche Leerzeichen sollten vorher entfernt werden.
Es ist nicht möglich, Daten nach dem festgelegten Sprachfall, der Zellhintergrundfarbe, der ausgewählten Schriftart und anderen Formatierungsoptionen zu sortieren.
Pivot-Tabellen können Zellen manuell sortieren. Klicken Sie dazu auf eine Zelle in der zu sortierenden Spalte. Klicken Sie dann auf das Dreieck im Feld “Row Labels” und wählen Sie “More Sort Options”.
Ein Fenster mit einer Auswahl verschiedener Parameter wird angezeigt. 
Wählen Sie im selben Fenster den Parameter “Manual” und sortieren Sie die Zellen selbst, indem Sie sie an die gewünschte Stelle ziehen und dort ablegen. Ausnahmen sind Felder aus dem Bereich. Sie können sie nicht ziehen.
Im selben Dialogfeld können Sie auf die Schaltfläche “More Options” klicken und zusätzliche Sortieroptionen festlegen.
Hier können Sie die automatische Sortierung von Daten nach jeder Aktualisierung der Tabelle aktivieren oder deaktivieren sowie andere Sortierparameter festlegen.
Filter in Pivot-Tabelle
Eine Pivot-Tabelle kann eine große Anzahl von Spalten und Zeilen enthalten. Manchmal sind diese Informationen redundant, und Sie müssen nur einen Teil dieses Datenarrays extrahieren, ohne den Inhalt der Pivot-Tabelle zu ändern. Filter bieten diese Möglichkeit. Die mithilfe von Filtern angezeigten Informationen können jederzeit und für verschiedene Benutzer geändert werden. In diesem Fall bleibt die Pivot-Tabelle unverändert, nur die Sichtbarkeit der darin enthaltenen Daten ändert sich.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Filter auf eine Pivot-Tabelle zu setzen.
- Öffnen Sie die Pivot-Tabelle und suchen Sie den Block “Report Filter” in der unteren rechten Ecke.
- Ziehen Sie aus der PivotTable-Feldliste den erforderlichen Feldkopf in den Filterblock.
- Über der Pivot-Tabelle wird eine Liste aller Felder angezeigt, für die der Filter festgelegt ist. Klicken Sie auf die Dreieckschaltfläche neben dem Feldnamen und wählen Sie die gewünschte Filteroption aus.
- “OK” klicken.
Sie können einen Filter für mehrere Tabellenelemente festlegen. Filtern Sie beispielsweise die Anzahl der Verkäufe nach den angegebenen Daten.
Wenn Sie in der Pivot-Tabelle auf das Dreieck neben dem Feldnamen klicken, wird ein Kontextmenü mit den Elementen “Label Filters”, “Value Filters”, “Date Filters” angezeigt.
Sie organisieren Gruppen von Datensätzen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Mithilfe von Filtern nach Signatur können Sie Daten nach bestimmten Kriterien des Textwerts filtern. Wählen Sie beispielsweise in der Liste der Schreibwaren Produkte aus, deren Name das Wort “Bleistift” enthält. Hier können Sie auch Platzhalterzeichen in den Filterparametern angeben.
Wertfilter ordnen numerische Daten an. Mit ihnen können Sie beispielsweise denselben Produkttyp mit dem höchsten Umsatz anzeigen.
Datumsfilter können nur für Datumsformatfelder ausgewählt werden.
Dieser Abschnitt enthält eine große Auswahl an Datenfiltern, die auf einem bestimmten Datum basieren. Zum Beispiel “Next Month”, “Last Quarter”, “This Week”. Sie können Daten in einem Datumsbereich filtern.
Sie können mehrere Filter für dasselbe PivotTable-Feld festlegen.
Formeln in Pivot-Tabellen
Pivot-Tabellen bieten nicht nur die Möglichkeit, Daten in verschiedenen Abschnitten anzuzeigen. Sie können für diese Tabellen auch verschiedene Berechnungen mit Excel-Formeln durchführen. Mit solchen Berechnungen können Sie beispielsweise das durchschnittliche Einkommen eines Unternehmens pro Tag oder den Prozentsatz der Produktverkäufe für verschiedene Regionen berechnen. PivotTables verwenden bei solchen Berechnungen die Konzepte “Calculated Field” und “Calculated Item”.
Berechnete Felder in Pivot-Tabellen
Ein berechnetes Feld wird basierend auf Berechnungen erstellt, die für vorhandene PivotTable-Felder durchgeführt wurden. Die Spalte mit berechneten Feldern ist nicht in den Quelldaten enthalten und enthält die Ergebnisse von Berechnungen mit Excel-Formeln. Die Spalte mit den vom berechneten Feld abgerufenen Daten wird Teil der PivotTable, und die Daten können mit den PivotTable-Daten interagieren.
Das Einfügen berechneter Felder in eine PivotTable und nicht in eine Datenquelle ist häufig die beste Lösung. Mit dieser Berechnungsmethode müssen Sie bei Änderungen in der Datenquelle keine Formeln anpassen, da die Pivot-Tabelle automatisch angepasst wird. In diesem Fall können Sie außerdem die Struktur der Originaltabelle oder die Datenfelder ändern, die in Berechnungen verwendet werden, und gleichzeitig sicherstellen, dass die Formeln keine Fehler enthalten.
Berechnungen in berechneten Feldern werden immer für Summen durchgeführt, nicht für einzelne Datenelemente.
Wie erstelle ich ein berechnetes Feld?
- Klicken Sie auf die Pivot-Tabelle, um die Registerkarten “PivotTable Tools” zu aktivieren.
- Klicken Sie auf der Registerkarte “Options” auf die Schaltfläche “Formulas”.
- Öffnen Sie den Abschnitt “Calculated Field”.
- Geben Sie im angezeigten Fenster “Insert Calculated Field” den Namen des berechneten Felds an und schreiben Sie die erforderliche Formel für dieses Feld.
- “OK” klicken.
Standardmäßig enthält das Feld “Formula” den Ausdruck “= 0”. Vor dem Schreiben der Formel muss die Null entfernt werden. Beim Erstellen einer Formel werden ihre Elemente aus dem Block “Fields” ausgewählt. Wenn Sie ein berechnetes Feld erstellen, wird die zusätzliche Spalte nicht in der Datenquelle angezeigt. Solche Felder ahmen einfach die explizit angegebenen Felder aus der Originaltabelle nach.
Die Parameter des von Ihnen erstellten berechneten Felds können auf die gleiche Weise wie für andere Elemente der PivotTable geändert werden. Sie können den Feldnamen, die Farbe, die Schriftart und mehr ändern. Obwohl die zum Erstellen eines berechneten Felds verwendete Formel einer Standard-Excel-Formel ähnelt, gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen beiden. Eine Standard-Excel-Formel verwendet starke Zellreferenzen oder numerische Werte, während Formeln in PivotTables PivotTable-Datenfeldreferenzen zur Berechnung verwenden.
Berechnete Elemente in Pivot-Tabellen
Ein Berechnete Elemente ist im Wesentlichen eine virtuelle Zeile, die einer Tabelle hinzugefügt wird, indem Berechnungen für andere Zeilen im selben Feld durchgeführt werden. Dies kann beispielsweise der berechnete durchschnittliche Umsatz für einen bestimmten Zeitraum sein. Sie können häufig das gleiche Ergebnis erzielen, indem Sie die Daten gruppieren.
Wie erstelle ich ein Berechnete Elemente?
- Klicken Sie auf eine beliebige Zelle des ausgewählten Felds und wechseln Sie im Block “PivotTable Tools” zur Registerkarte “Options”.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Formulas” und wählen Sie den “Calculated Item” Artikel.
- Schreiben Sie im angezeigten Fenster den Namen des berechneten Objekts, wählen Sie die erforderlichen Felder und Elemente aus und erstellen Sie eine Berechnungsformel.
- Nachdem Sie auf “OK” geklickt haben, werden die Zeilen mit dem berechneten Element zur PivotTable hinzugefügt.
Beachten Sie, dass berechnete Objekte Zwischensummen und Gesamtsummen in der PivotTable beeinflussen können. Blenden Sie diese Datenelemente aus, um korrekte Summen zu erhalten. Bei der Berechnung berechneter Felder und Objekte können Sie auch keine Zellreferenzen oder benannten Bereiche verwenden. Infolgedessen können Sie keine Funktionen verwenden, die Zellreferenzen oder benannte Objekte als Argument verwenden. Gleichzeitig können Sie die Funktionen COUNT, AVERAGE, IF, AND, NO, OR frei verwenden. Beliebige Konstanten können in Berechnungen verwendet werden.
In den Formeln von Pivot-Tabellen sollte die Reihenfolge der Berechnungen und die Priorität einiger Operationen gegenüber anderen berücksichtigt werden.
Sie können Formeln ändern oder sogar löschen, die Sie in berechneten Feldern oder Objekten erstellen. Klicken Sie dazu auf eines der Felder der Pivot-Tabelle, klicken Sie auf die Schaltfläche “Formulas” und gehen Sie zum Abschnitt “Calculated field”. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feldnamen und rufen Sie eine Liste aller berechneten Felder auf.
Wählen Sie das Feld aus, dessen Formel Sie ändern möchten, und korrigieren oder löschen Sie die Formel. In berechneten Objekten werden Formeln auf dieselbe Weise geändert und gelöscht.
PivotTable-Summen ausblenden
Wenn die PivotTable Wertesummen enthält, werden automatisch Zwischensummen und Gesamtsummen angezeigt. Sie können diese Summen ausblenden und später bei Bedarf erneut anzeigen. Um beide Arten von Summen anzuzeigen oder auszublenden, klicken Sie mit der Maus auf eine beliebige Stelle in der Pivot-Tabelle und öffnen Sie im Block “PivotTable Tools” die Registerkarte “Design”. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Subtotals”. Im sich öffnenden Menü können Sie auswählen, ob Zwischensummen angezeigt werden sollen oder nicht.
Neben der Schaltfläche “Subtotals” befindet sich die Schaltfläche “Grand Totals”.
Über das Kontextmenü dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige von Gesamtsummen aktivieren oder deaktivieren.
PivotTables sind zwar eines der leistungsstärksten Tools zum Analysieren von Informationen aus Excel-Tabellen, aber auch eines der am meisten unterschätzten Tools in dieser Anwendung. Mit Pivot-Tabellen können Sie nicht nur schnell zusammenfassen, sondern auch die Art und Weise Ihrer Analyse sofort ändern, indem Sie Felder von einem Bereich in einen anderen ziehen und dort ablegen. Um dieses Werkzeug zu beherrschen, reicht es aus, nur wenig Zeit mit Theorie und Praxis zu verbringen.
Pivot-Tabellen zeigen die Analyse der Rohdaten auf einen Blick. Es ist für unerwünschte Personen oft unerwünscht, diese Informationen zu sehen. Daher wird empfohlen, solche Dokumente zu schützen. Diese wichtige Regel sollte nicht vernachlässigt werden. Selbst wenn Sie die Verschlüsselung vergessen, können Sie dieses Problem mithilfe spezieller Software zur Excel Passwort Knacken lösen.