Verwendung von Outlook Mail

Microsoft Outlook ist eine E-Mail-Anwendung, die im MS Office-Hauptpaket enthalten ist. Dieser E-Mail-Client wird häufig für die Arbeit mit Unternehmenspost verwendet. Mit dem Programm können Sie Briefe bequem sortieren, nach bestimmten Kriterien gruppieren, die gewünschte Datenschutzstufe festlegen, mehrere Postfächer organisieren und vieles mehr. Microsoft Outlook ist jedoch nicht nur ein praktischer E-Mail-Dienst, sondern auch ein hervorragender Unternehmensorganisator. Mit ihm können Sie Besprechungen organisieren, Kontakte mit anderen Benutzern austauschen, Aufgaben erstellen und deren Fortschritt verfolgen.
So erstellen Sie eine Signatur in Outlook
So fügen Sie Outlook ein Foto hinzu
So fügen Sie Outlook ein Postfach hinzu
So speichern Sie eine Outlook-E-Mail-Nachricht als PDF
So passen Sie Ordner und Filter in Outlook an
So erstellen Sie eine Outlook-Briefvorlage
So richten Sie einen Autoresponder in Outlook ein
So richten Sie die Anrufweiterleitung ein

So erstellen Sie eine Signatur in Outlook

Das automatische Ersetzen von Signaturen in Briefen ist besonders wichtig für Unternehmensbenutzer. Es ist unpraktisch, jedes Mal den Nachnamen, die Position, die Telefonnummer, den Namen der Organisation usw. zu schreiben, insbesondere wenn Sie viele Buchstaben schreiben müssen. Microsoft Outlook bietet zahlreiche Möglichkeiten zum Erstellen einer automatischen Signatur.

1. Öffnen Sie die Registerkarte “Tools” und gehen Sie zum Abschnitt “Options”.
2. Öffnen Sie im Fenster “Options” die Registerkarte “Mail Format” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Signatures …”.
3. Klicken Sie im Fenster “Signatures and Stationery” auf die Schaltfläche “New”.
4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, da es mehrere Signaturen geben kann.
5. Nachdem der Name der Signatur eingegeben wurde, können Sie direkt mit der Bildung der Signatur mit allen erforderlichen Attributen fortfahren, einschließlich Name, Nachname, Position usw.
6. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche “OK” wird die Signatur erstellt.

Beim Erstellen einer Signatur können Sie die gewünschte Schriftart, ihre Größe und Farbe festlegen. Im selben Fenster können Sie eine Signatur auswählen, die standardmäßig verwendet wird, wenn mehrere Signaturen vorhanden sind. Es ist möglich, separate Signaturen für einen neuen Brief und für die Antwort oder Weiterleitung auszuwählen. Hier können Sie die Signatur auch löschen, umbenennen oder ändern. Wenn Sie möchten, können Sie Ihrer Signatur ein Bild oder einen Hyperlink hinzufügen.
Nachdem die Signatur erstellt wurde, wird sie automatisch zu jedem Buchstaben hinzugefügt. Sie können jedoch sicherstellen, dass die bereits generierte Signatur nicht automatisch zu jedem Buchstaben hinzugefügt wird, sondern bei Bedarf manuell. Gehen Sie dazu zu den Signaturparametern und geben Sie in den Feldern “New messages” und “Replies/forwards” “Nein” an.
Wenn Sie jetzt einen neuen Buchstaben im Nachrichtenmenü erstellen, müssen Sie auf die Schaltfläche “Signature” klicken und die gewünschte Signatur auswählen. Danach wird sie am Ende der Nachricht angezeigt.
Signaturen in anderen Versionen von Microsoft Outlook werden auf ähnliche Weise erstellt.

So fügen Sie Outlook ein Foto hinzu

Mithilfe von Fotos können Sie problemlos zwischen vielen Kontakten und einer großen Anzahl von E-Mails in Microsoft Outlook navigieren. Abhängig von der Outlook-Version gibt es verschiedene Möglichkeiten, Fotos hinzuzufügen. In Outlook 2007 wird beispielsweise ein Foto zu einer Visitenkarte oder Kontaktbeschreibung hinzugefügt.

1. Öffnen Sie den Ordner “Contacts”.
2. Fügen Sie den gewünschten Kontakt zu Ihrer Kontaktliste hinzu oder öffnen Sie einen Kontakt, falls Sie bereits einen haben.
3. Klicken Sie im angezeigten Fenster mit den Kontakteinstellungen auf die Schaltfläche “Picture” oder auf das Bildsymbol im Kontaktbeschreibungsblock.
4. Wählen Sie das gewünschte Bild aus, das auf Ihrem Computer gespeichert ist.

Dieses Bild kann geändert oder gelöscht werden. Öffnen Sie dazu den Kontakt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Wählen Sie im angezeigten Menü “Change picture” oder “Remove picture”.
In neueren Versionen von Outlook wurde ein spezieller Abschnitt “People” hinzugefügt. Um ein Foto hinzuzufügen, müssen Sie in diesem Abschnitt den Kontakt suchen, zu dem das Bild hinzugefügt wird. Dann sollten Sie auf das Bildsymbol oder auf ein bereits hinzugefügtes Bild doppelklicken, das Sie ändern möchten. Als Nächstes werden Sie aufgefordert, den Pfad zum neuen Bild anzugeben und den Kontakt zu speichern.

In Microsoft Outlook können Sie ein Foto nicht nur in die Kontaktbeschreibung einfügen, sondern auch an der gewünschten Stelle im Text des Briefes.

1. Erstellen Sie einen Brief.
2. Gehen Sie im Nachrichtenfenster zur Registerkarte “Options” und wählen Sie im Block “Format” den Abschnitt “HTML-Format”.
3. Geben Sie den Text des Briefes ein.
4. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der sich die Zeichnung befinden soll.
5. Gehen Sie zur Registerkarte “Insert” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Picture”.
6. Wählen Sie das gewünschte Bild aus und fügen Sie es in den Buchstaben ein.
7. Ändern Sie gegebenenfalls die Größe des Bildes, indem Sie eine Ecke des Bildes ziehen.
8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie dessen Position im Text aus.

Der Workflow kann für verschiedene Versionen von Outlook unterschiedlich sein. In der Regel muss der Brief jedoch im HTML-Format formatiert sein.

So fügen Sie Outlook ein Postfach hinzu

Heutzutage haben PC-Benutzer häufig mehrere Postfächer in verschiedenen Mail-Diensten. In diesem Fall wäre es sehr praktisch, alle Ihre E-Mails an einem Ort anzuzeigen. Microsoft Outlook bietet diese Funktion. Wie verbinde ich ein Postfach in Outlook 2007?

1. Klicken Sie im Outlook-Menü auf die Registerkarte “Tools” und wählen Sie “Account Settings”.
2. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf der Registerkarte “E-Mail” auf die Schaltfläche “New”.
3. Wählen Sie im nächsten Fenster den Server Ihres Dienstanbieters aus.
4. Geben Sie Ihre E-Mail-Daten ein: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.
5. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche “Next” wird die automatische Postfachkonfiguration gestartet.
6. Die Konfiguration wird abgeschlossen, nachdem am letzten Punkt “Log on to server” ein Häkchen angezeigt wird. Das neue Konto wird hinzugefügt.
7. Wenn Sie Ihr Konto manuell konfigurieren müssen, aktivieren Sie die Option “Manually configure server settings or additional server types”, wenn Sie die E-Mail-Datenfelder ausfüllen.
8. Wählen Sie einen E-Mail-Dienst.
9. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie die Details des eingehenden und ausgehenden Servers und den Kontotyp ein.
10. Klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche “More Settings”.
11. Klicken Sie auf die Registerkarte “Outgoing Server” und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “My outgoing server (SMTP) requires authentication”.
12. Stellen Sie sicher, dass das Element “Use same settings as my incoming mail server ” aktiv ist, und klicken Sie auf “OK”.
13. Klicken Sie im E-Mail-Optionsfenster auf die Schaltfläche “Next”.
14. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche “Finish” wird das Postfach konfiguriert und Briefe kommen an.

Bei Bedarf kann das hinzugefügte Postfach einfach durch Öffnen der Kontenliste im Abschnitt “Account Settings” entfernt werden.

So speichern Sie eine Outlook-E-Mail-Nachricht als PDF

Manchmal müssen Sie den empfangenen Brief im PDF-Format speichern, um ein Archiv mit Dokumenten zu führen. Microsoft Outlook verfügt nicht über eine integrierte Funktion zum Speichern von Nachrichten in diesem Format. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, um dieses Problem erfolgreich zu lösen. Sie können beispielsweise eine Nachricht als HTML-Datei speichern, diese Datei dann in MS Word öffnen und mit der Option “Save as” diese Datei in PDF konvertieren.

Eine andere Möglichkeit, E-Mails im PDF-Format zu speichern, ist die Verwendung eines virtuellen PDF-Druckers. Auf Windows 10-Computern ist diese Funktion integriert. Wenn Sie dieses Tool nicht auf Ihrem Computer haben, können Sie dieses Programm aus dem Internet herunterladen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails im PDF-Format mit einem virtuellen Drucker zu speichern.

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie als PDF speichern möchten.
2. Gehen Sie zum Menü “File” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Print”. Wählen Sie im angezeigten Menü den Abschnitt “Print” aus, um einen Drucker, die Anzahl der Kopien und andere Optionen auszuwählen.
3. Wählen Sie im angezeigten Fenster “Microsoft Print to PDF” aus der Liste der Drucker aus.
4. “OK” klicken.
5. Geben Sie den Namen der zu erstellenden PDF-Datei und den Speicherort an, an dem sie gespeichert werden soll.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Save”.

Der Nachteil dieser Methoden ist, dass Sie nicht mehrere PDF-E-Mails gleichzeitig speichern können. Sie müssen Anwendungen von Drittanbietern verwenden, um Nachrichten stapelweise in PDF zu konvertieren.

So passen Sie Ordner und Filter in Outlook an

In Ordnern verteilte E-Mails sind wesentlich bequemer zu verwenden. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass sich die Zeit zum Auffinden der erforderlichen Buchstaben verkürzt. Um eingehende und empfangene Briefe in Ordnern zu verteilen, müssen Sie diese Ordner erstellen und dann Filter einrichten, die Nachrichten an den gewünschten Speicherort verteilen.

Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner “Inbox” und wählen Sie den Abschnitt “New Folder”.
Geben Sie dann einen Namen für den neuen Ordner ein und geben Sie den Speicherort an. In diesem Fall befindet sich der neue Ordner im Ordner “Inbox”. Nach dem Klicken auf “OK” wird der neue Ordner erstellt.

Jetzt ist es notwendig, den Fluss der eingehenden Briefe so zu verteilen, dass nur die erforderlichen Nachrichten automatisch eingegeben werden.

1. Öffnen Sie im Hauptmenü von Microsoft Outlook die Registerkarte “Tools” und wechseln Sie zum Abschnitt “Rules and Alerts”.
2. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Schaltfläche “New Rule” und wechseln Sie zum “Rules Wizard”.
3. Geben Sie das Kriterium an, nach dem Nachrichten ausgewählt werden, z. B. “Move messages from someone to a folder”.
4. Wählen Sie im selben Fenster im Block “Step 2” durch Klicken auf den Link den gewünschten Adressaten aus der Kontaktliste aus. Geben Sie dann den Namen des Ordners an, in den die Briefe dieses Absenders gelegt werden sollen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Next”. Wählen Sie eine Auswahlbedingung aus, z. B. “On this machine only”.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Next”. Wählen Sie die Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, wenn Sie diese E-Mails erhalten. Nach dem Empfang der Briefe müssen sie beispielsweise in den angegebenen Ordner verschoben werden.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Next” und wählen Sie gegebenenfalls Ausnahmen von der Regel aus. Dieser Artikel kann übersprungen werden.
8. Klicken Sie auf “Next” und wechseln Sie zum letzten Fenster des “Rule Wizard”. Geben Sie der Regel einen Namen. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option “Run this rule now on messages already in Inbox”.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Finish”.

Jetzt werden alle Nachrichten, die der angegebenen Regel entsprechen, im angegebenen Ordner abgelegt.

So erstellen Sie eine Outlook-Briefvorlage

Unternehmensbenutzer müssen häufig Briefe des gleichen Typs schreiben. Dies können Verkaufsangebote sein, dieselben Berichte, die sich nur in einigen Positionen unterscheiden, Standardantworten auf kommerzielle Angebote usw. In solchen Fällen wird der Text eines bereits vorbereiteten Briefes, der zuvor gesendet wurde, normalerweise kopiert und in einen neuen Brief eingefügt. Es gibt jedoch eine bequemere Möglichkeit, dieses Problem durch Erstellen von Vorlagen zu lösen. In diesem Fall reicht es aus, nur ein wenig Zeit damit zu verbringen, einen Beispielbrief zu erstellen und dann in wenigen Sekunden ähnliche Nachrichten zu senden.

1. Erstellen Sie einen Brief mit dem gewünschten Text, der Überschrift, der Unterschrift und allem, was in der Vorlage enthalten sein sollte.
2. Klicken Sie auf den Link “Save As” und geben Sie den Dateinamen ein. Wählen Sie in der Zeile “Save as type” die Option “Outlook Template” aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Save”.

Nach diesen Manipulationen wird eine Vorlage erstellt, die standardmäßig mit anderen Windows-Vorlagen im Ordner gespeichert wird.

Das Schreiben eines neuen Briefes mit einer Vorlage ist etwas schwieriger.

1. Klicken Sie auf das kleine Dreieck neben der Schaltfläche “New” und rufen Sie das Kontextmenü auf. Wählen Sie in diesem Menü “Choose form”.
2. Suchen Sie im Fenster “Choose form” den Abschnitt раздел “User Templates in File System”.
3. Suchen Sie den Namen der gewünschten Vorlage und klicken Sie auf die Schaltfläche “Open.
4. Geben Sie in der offenen Briefvorlage die erforderlichen Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Send”.

Vorlagen können nicht nur den Text des Briefes, die Unterschrift, die Empfängeradresse und den Betreff enthalten, sondern auch angehängte Dateien.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Änderungen an einer bereits erstellten Vorlage vorzunehmen, die denen beim Erstellen der Vorlage ähneln. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der Schaltfläche “New”. Öffnen Sie dann den Abschnitt “Choose form” und wählen Sie “User Templates in File System”. Suchen Sie den Namen der gewünschten Vorlage, öffnen Sie sie, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie sie erneut.

So richten Sie einen Autoresponder in Outlook ein

Microsoft Outlook verfügt über eine sehr praktische Funktion, mit der eingehende Nachrichten automatisch ohne Benutzereingriff beantwortet werden können. Der Anrufbeantworter ist bequem im Urlaub oder auf Geschäftsreise zu bedienen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Autoresponder einzurichten. Mit dem ersten können Sie mehrere Buchstaben mit unterschiedlichen Antworten für unterschiedliche Empfänger einrichten.

1. Erstellen Sie eine Vorlage mit dem Text einer automatischen Antwort, die an die Empfänger gesendet wird, von denen der Brief empfangen wurde. Der Prozess der Vorlagenerstellung wird im vorherigen Abschnitt beschrieben.
2. Suchen Sie im Outlook-Hauptmenü nach “Rules and Alerts”. Abhängig von der Version der Anwendung befindet sie sich entweder auf der Registerkarte “Tools” oder auf der Registerkarte “File”.
3. Klicken Sie im folgenden Fenster auf die Schaltfläche “New Rule” und wählen Sie den Abschnitt “Check messages when they arrive”.
4. Wählen Sie einen Absender oder eine Gruppe von Absendern aus, um automatische Antworten zu erhalten.
5. Wählen Sie die Aktion aus, die mit der Nachricht ausgeführt werden soll. Für eine automatische Antwort wählen Sie “Reply using a specifiс template”. Wählen Sie im selben Fenster im Block “Step 2” eine Vorlage aus dem Ordner “User Templates in File System” aus.
6. Geben Sie im nächsten Fenster gegebenenfalls die Ausnahmen von der Regel an.
7. Klicken Sie auf “Next”, geben Sie der Regel einen Namen und klicken Sie auf “Finish” stellen.

Bei Bedarf können Sie mehrere dieser Regeln für verschiedene Absendergruppen erstellen. Denken Sie daran, diese Regel zu deaktivieren, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren. Denken Sie vor allem daran, dass automatische Antworten nur gesendet werden, wenn Ihr Computer eingeschaltet ist und Outlook Ihre eingehenden E-Mails regelmäßig überprüft.

Die zweite Methode zum Generieren automatischer Antworten funktioniert nur für Konten, die auf dem Microsoft Exchange-Server erstellt wurden. Es ist praktisch, dass Sie ein Datumsintervall angeben können, in dem automatische Antworten gesendet werden.

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie auf der Registerkarte “File” zum Abschnitt “Info”.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Automatic Replies”.
3. Aktivieren Sie die Option “Send automatic replies”.
4. Wählen Sie “Only send during this time range” und geben Sie das Start- und Enddatum des Zeitraums an, in dem automatische Antworten gesendet werden. Wenn Sie keinen Zeitraum angeben, werden automatische Antworten sofort gesendet, sobald die Regel erstellt wurde. Sie müssen es manuell deaktivieren.
5. Sie können unterschiedlichen Text für automatische Antworten für Empfänger innerhalb Ihrer Organisation und außerhalb Ihrer Organisation angeben.
6. “OK” klicken. Danach werden während des angegebenen Zeitraums automatische Antworten gesendet, wenn Briefe von den angegebenen Adressaten empfangen werden.

Der Anrufbeantworter kann nicht nur für Benachrichtigungen über Ihre Abwesenheit konfiguriert werden, sondern auch für viele andere Zwecke. Zum Beispiel, um automatisch Standardantworten auf eingehende Nachrichten von bestimmten Empfängern zu senden.

So richten Sie die Anrufweiterleitung ein

Outlook-Benutzer verwenden die E-Mail-Weiterleitung häufig aus dem einen oder anderen Grund. Zum Beispiel, um einige Briefe mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens zu teilen oder um E-Mails an ein alternatives Postfach zu duplizieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails weiterzuleiten. Eine davon ist, dass einige Änderungen an den Kontoeinstellungen vorgenommen werden.

1. Starten Sie Microsoft Outlook, wechseln Sie zur Registerkarte “Tools” und öffnen Sie das Element “Account Settings”.
2. Doppelklicken Sie auf das Konto und klicken Sie im Fenster zum Ändern des E-Mail-Kontos auf die Schaltfläche “More settings”.
3. Suchen Sie im sich öffnenden Einstellungsfenster das Feld “Reply E-mail:” und geben Sie die Adresse an, an die die E-Mail weitergeleitet werden soll. “OK” klicken.

Der zweite Weg ist flexibler. Sie können Briefe von einzelnen Empfängern weiterleiten, indem Sie Regeln erstellen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte “Tools” und wählen Sie den Abschnitt “Rules and Alerts”.
2. Создайте новое правило, нажав на кнопку “New Rule”. Erstellen Sie eine neue Regel, indem Sie auf die Schaltfläche “Neue Regel” klicken.
3. Wählen Sie im Block “Start from a blank rule” den Abschnitt “Check messages when they arrive” aus.
4. Geben Sie Kriterien für die Weiterleitung von E-Mails an. Zum Beispiel “Sent only to me”. Wenn Sie alle E-Mails umleiten möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.
5. Wählen Sie im nächsten Fenster die Aktion “Forward in to “. Klicken Sie im selben Fenster im Block “Step 2” auf den Link und geben Sie eine oder mehrere Adressen an, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.
6. Geben Sie gegebenenfalls die Ausnahmen von der Regel an, geben Sie im nächsten Fenster den Namen der Regel an und klicken Sie auf “Finish” stellen.

Das Erstellen von Regeln wird in den vorherigen Abschnitten ausführlicher beschrieben. Der Workflow zum Einrichten der E-Mail-Weiterleitung kann je nach Version von Microsoft Outlook geringfügig abweichen, das allgemeine Prinzip bleibt jedoch unverändert. Es gibt andere, weniger verbreitete Möglichkeiten, die E-Mail-Weiterleitung einzurichten.

Wenn die Weiterleitungseinstellungen falsch sind, sammeln sich manchmal unnötige Kopien von Briefen in der E-Mail. Um sie zu entfernen, wird empfohlen, doppelte Buchstaben manuell zu entfernen oder spezielle Programme zum Entfernen doppelter Buchstaben zu verwenden. Andernfalls verlangsamt die überwachsene Outlook-Datendatei die Anwendung. Darüber hinaus hat diese Datei ein Limit, ab dem E-Mails nicht mehr funktionieren.