Es gibt viele Möglichkeiten, eine Liste von Arbeits- oder Haushaltsaufgaben zu führen und den Fortschritt ihrer Fertigstellung zu verfolgen. Im einfachsten Fall können Sie einfach alle Aufgaben in ein Notizbuch schreiben und von Zeit zu Zeit überprüfen. In Unternehmen oder Büros werden häufig spezielle Anwendungen für solche Zwecke verwendet, mit denen Sie eine Aufgabenliste in elektronischer Form führen können. Eine gute Lösung für dieses Problem ist die Verwendung der integrierten Microsoft Outlook-Tools. Die meisten Benutzer dieser Anwendung verwenden sie nur, um mit E-Mails zu arbeiten. Dies ist jedoch nicht nur ein E-Mail-Client, sondern auch ein guter Task-Manager, mit dem Sie Ihre Aufgabenliste organisieren sowie gemeinsame Aufgaben mit anderen Benutzern organisieren und deren Fortschritt verfolgen können.
So erstellen Sie eine neue Aufgabe in Outlook
So zeigen Sie aktuelle Aufgaben in Outlook an
So weisen Sie eine Aufgabe einer anderen Person in Outlook zu
So ändern Sie den Aufgabenstatus in Outlook
So verwenden Sie Aufgabenkategorien in Outlook
Überwachen der Aufgabenausführung in Outlook
So erstellen Sie eine neue Aufgabe in Outlook
Mit dem Tool zum Erstellen von Aufgaben in MS Outlook können Sie den Fortschritt der von Ihnen geplanten Arbeit verfolgen. Diese Aufgaben können einmalig oder sich wiederholend sein. Wiederkehrende Aufgaben können verwendet werden, um regelmäßig auftretende Ereignisse zu organisieren, z. B. wöchentliche Besprechungen oder andere wiederkehrende Ereignisse. Sie können Aufgaben nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere Personen erstellen. Beispielsweise kann der Abteilungsleiter eine Aufgabe für seinen Untergebenen erstellen. Mit Outlook können Sie den Fortschritt einer Aufgabe verfolgen. Dies ist sehr praktisch mit einem fest festgelegten Zeitplan für die Implementierung von Arbeitsprozessen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine neue Aufgabe in Microsoft Outlook zu erstellen. Hier ist einer von ihnen.
- Klicken Sie im Anwendungsnavigationsbereich auf die Schaltfläche “Tasks”. Eine Liste aller Benutzeraufgaben wird geöffnet.
- Klicken Sie in das Feld “Click here to add a new Task”.
- Schreiben Sie den Namen der Aufgabe und das Startdatum. Geben Sie im Feld “Reminder” den Zeitpunkt an, zu dem das Fenster mit einer Erinnerung an die aktuelle Aufgabe angezeigt wird. Geben Sie das Enddatum für die Aufgabe an.
- Eine vollständigere Beschreibung der Aufgabe und die Definition zusätzlicher Parameter finden Sie in der Liste der Aufgaben und doppelklicken Sie darauf. Geben Sie im folgenden Fenster die Informationen ein, die Sie für die zu erstellende Aufgabe benötigen.
Wenn Sie sofort ein Fenster mit Aufgabenparametern öffnen müssen, wählen Sie in Outlook den Menüpunkt “File” aus, gehen Sie im Kontextmenü zum Abschnitt “New” und öffnen Sie den Link “Task”.
Nach diesen Aktionen öffnet sich sofort ein Fenster mit einer Beschreibung der Aufgabe, in dem Sie alle notwendigen Parameter eingeben können:
- Subject. In dieses Feld wird der Name der Aufgabe eingegeben.
- Start date. Das Datum wird aus dem Kalender ausgewählt. Es kann weggelassen werden.
- Due date. Aus dem Kalender ausgewählt. Optionaler Parameter.
- Status. Dieses Element zeigt den Status der Aufgabe an: Nicht gestartet, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Ausstehend, In der Warteschleife.
- Priority. Es kann einer von drei Werten ausgewählt werden: Niedrig, Normal, Hoch.
- % Complete. Mit dieser Option können Sie den Fortschritt der Aufgabe steuern. Sie kann manuell eingegeben oder aus der Liste ausgewählt werden.
- Reminder. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren und Datum und Uhrzeit auswählen, wird am angegebenen Tag ein Fenster mit einer Erinnerung an diese Aufgabe angezeigt. Durch Drücken der Lautsprechertaste ertönt zusätzlich der ausgewählte Piepton.
Sie können eine Aufgabe auch über die Schaltfläche “Go” im Outlook-Hauptmenü erstellen. Wählen Sie dieses Element aus und klicken Sie in der Liste der angezeigten Unterelemente auf den Link “Tasks”.
Gehen Sie in der Liste aller geöffneten Aufgaben zum Feld “Click here to add a new Task” und befolgen Sie die Schritte, die für die erste Methode zum Erstellen von Aufgaben aufgeführt sind.
Um eine Aufgabe zu erstellen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholt, klicken Sie auf die Schaltfläche “File”, öffnen Sie den Abschnitt “New” und wählen Sie den Eintrag “Task”. Geben Sie im Feld “Subject” einen Namen für die Aufgabe ein und geben Sie die erforderlichen Aufgabenparameter an. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Recurrence” und wählen Sie im folgenden Fenster die Optionen zum Wiederholen der Aufgabe aus.
Aktivieren Sie nicht die Option “Regenerate new task”, wenn die Aufgabe in regelmäßigen Abständen wiederholt werden soll.
So zeigen Sie aktuelle Aufgaben in Outlook an
Um eine Liste aller Ihrer Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie einfach im Microsoft Outlook-Navigationsbereich auf die Schaltfläche “Tasks”. Sie können das Erscheinungsbild der Aufgabenliste ändern. Klicken Sie dazu im Outlook-Hauptmenü auf die Schaltfläche “View” und wählen Sie den Abschnitt “Current View”. Mit diesem Element können Sie Aufgaben sortieren, z. B. aktive Aufgaben, überfällige Aufgaben, erledigte Aufgaben und vieles mehr auswählen.
Die Verwendung der Schaltfläche “View” kann sehr nützlich sein, um eine Liste aller Aufgaben des Benutzers anzuzeigen. Wenn Sie die Aufgabenliste öffnen, wird die Standardliste “Simple list” angezeigt, in der alle Aufgaben angezeigt werden, einschließlich abgeschlossener und abgeschlossener. Diese Aufgabenliste ist oft schwer zu navigieren, insbesondere wenn es viele Aufgaben gibt. Das Sortieren von Aufgaben nach Typ löst dieses Problem.
Sehr oft werden den von Ihnen erstellten Aufgaben die eine oder andere Kategorie zugewiesen. Durch die Unterteilung in Kategorien können Sie eine große Anzahl von Datensätzen in thematische Untergruppen sortieren. Sie können beispielsweise Aufgaben hervorheben, die sich auf bestimmte Projekte oder Tätigkeitsbereiche beziehen. Öffnen Sie zum Anzeigen von Aufgaben im Kontext von Kategorien den Abschnitt “Current view” und wählen Sie das Element “By Category” aus. Innerhalb jeder Kategorie können Sie die Zeilen sortieren, indem Sie in der Aufgabenliste auf den Spaltennamen klicken.
So weisen Sie eine Aufgabe einer anderen Person in Outlook zu
Sie können Aufgaben nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere Personen erstellen, um sie zu erledigen. Beispielsweise kann ein Abteilungsleiter eine Aufgabe erstellen und zur Ausführung an seinen Untergebenen delegieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Aufgabenausführung an einen anderen Benutzer umzuleiten.
- Doppelklicken Sie in der Aufgabenliste auf die Aufgabe.
- Klicken Sie im folgenden Fenster mit den Aufgabenparametern auf die Schaltfläche “Assign task”.
- Ein zusätzliches Feld “To” wird im Fenster “Aufgabenparameter” angezeigt. Geben Sie die Adresse des Künstlers aus der Kontaktliste ein oder wählen Sie sie aus.
- Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an den Aufgabenparametern vor.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen “Keep an updated copy of this task on my task list” und “Send me a status report when this task is complete”. In diesem Fall sind Ihnen alle Änderungen an dieser Aufgabe bekannt. Sie erhalten beispielsweise einen Bericht, wenn ein Mitarbeiter während des Arbeitsprozesses den Status einer Aufgabe oder den Prozentsatz ihrer Fertigstellung ändert.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Send”. Infolge dieser Aktionen wird die Aufgabe sofort an den Executor umgeleitet.
Nachdem eine Aufgabe an einen anderen Darsteller umgeleitet wurde, erhält der Ersteller keine Erinnerungen mehr. Der Aufgabenstatus wird vom Ersteller der Aufgabe automatisch aktualisiert, jedoch nur, wenn er nur an einen Ausführenden weitergeleitet wurde. Wenn mehrere Task-Executoren vorhanden sind, wird es vom Ersteller nicht aktualisiert.
Nachdem die Aufgabe gesendet wurde, erhält der neue Executor sie als Nachricht mit den Schaltflächen ” Accept” und “Reject”. Sobald der Executor die Aufgabe annimmt, sieht sein Ersteller ein Symbol mit einem Häkchen in der Liste der Aufgaben neben dieser Aufgabe. Wenn die Aufgabe vom Auftragnehmer abgelehnt wird, erscheint ein rotes Kreuz im Symbol.
Der Ersteller der Aufgabe erhält Nachrichten, wenn der Ausführende den Prozentsatz der Aufgabe ändert. Wenn der Executor den Aufgabenstatus “Completed” oder 100% Bereitschaft festlegt, erhält der Aufgabenersteller einen Bericht über den Abschluss dieser Aufgabe.
So ändern Sie den Aufgabenstatus in Outlook
Aufgaben in Outlook sind nicht statisch. Von Zeit zu Zeit müssen sie geändert, ergänzt, entfernt werden. Um Änderungen an einer Aufgabe vorzunehmen, öffnen Sie die Liste aller Aufgaben, suchen Sie die gewünschte Aufgabe und doppelklicken Sie darauf. In dem sich öffnenden Fenster sehen Sie alle Informationen zur Aufgabe. Diese Daten können korrigiert werden. Sie können beispielsweise eine zusätzliche Beschreibung der Aufgabe hinzufügen. 
Vergessen Sie nicht, nach Änderungen an den Aufgabenparametern auf die Schaltfläche “Save & Сlose” zu klicken.
Im Moment des Erstellens einer Aufgabe wird die Person, die die Aufgabe erstellt hat, zu ihrem Ausführenden und Eigentümer. Nur der Eigentümer einer Aufgabe kann Änderungen an einer Aufgabe vornehmen. Eine Aufgabe kann jeweils nur einen Eigentümer haben. Sie können den Eigentümer einer Aufgabe ändern, indem Sie einen anderen Aufgabenausführenden zuweisen.
Sobald der Ersteller der Aufgabe einen Executor zuweist und der Executor die Anforderung zum Abschließen der Aufgabe akzeptiert, wird der Eigentümer der Aufgabe derjenige, an den die Aufgabe umgeleitet wurde. In diesem Fall wird die Aufgabe in die Aufgabenliste des neuen Executors aufgenommen.
Nach dem Umleiten einer Aufgabe hört der Benutzer auf, sein Eigentümer zu sein, und verliert die Möglichkeit, seinen Status und andere Parameter zu ändern. Er behält nur eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in seiner Aufgabenliste und erhält Fortschrittsberichte. Nur der Eigentümer, dauerhaft oder vorübergehend, kann Änderungen an einer Aufgabe vornehmen. Jede von ihrem Eigentümer an einer Aufgabe vorgenommene Änderung wird automatisch in den Kopien der vorherigen Eigentümer der Aufgabe wiedergegeben.
Bitte beachten Sie, dass eine Aufgabe, die gleichzeitig an mehrere Darsteller gesendet wird, vom Ersteller nicht aktualisiert wird. Um den Fortschritt einer solchen Aufgabe zu überwachen, muss sie in mehrere Teile aufgeteilt und jedes Teil an den Benutzer gesendet werden, der sie direkt ausführt.
So verwenden Sie Aufgabenkategorien in Outlook
Mithilfe von Aufgabenkategorien können Sie Elemente anhand bestimmter Kriterien gruppieren. Sie können beispielsweise eine Kategorie “Projekt 1” erstellen und diese Kategorie allen Aufgaben in einem Projekt zuweisen.
Auf die gleiche Weise können Aufgaben nach Abteilung oder Werkstatt in einem Unternehmen gruppiert werden. Mit dieser Funktion können Sie alle Aufgaben in einer Liste sammeln, ohne sie in separaten Ordnern gruppieren zu müssen. Microsoft Outlook verfügt über eine vorgefertigte Liste von Kategorien, in denen jedem Element eine andere Farbe zugewiesen wird. Darüber hinaus können Benutzer dieser Liste eigene Kategorien hinzufügen oder vorhandene Kategorien ändern.
Wie ordne ich einer Aufgabe eine Kategorie zu?
- Öffnen Sie die Aufgabe.
- Klicken Sie auf der Registerkarte “Task” auf die Schaltfläche “Categorize” und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.
Die Kategorie wird in der Phase der Aufgabenerstellung auf die gleiche Weise zugewiesen. In diesem Fall kann dieselbe Aufgabe mehreren Kategorien zugewiesen werden.
Um eine Kategorie umzubenennen oder eine neue Kategorie zur Liste der vorhandenen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Categorize”. Klicken Sie in der Liste der Kategorien auf die Schaltfläche “All Categories”. Das Fenster “Color Categories” wird angezeigt.
Hier können Sie eine Kategorie erstellen, umbenennen, löschen, eine Farbe und eine Tastenkombination zuweisen, über die sie aufgerufen werden kann.
Nach dem Entfernen einer Kategorie aus der Liste der Kategorien besitzt sie weiterhin die Elemente, denen sie bereits zugewiesen wurde. So können Sie Aufgaben mit bereits entfernten Kategorien sortieren, gruppieren oder suchen.
Bei Bedarf können Sie die Liste der Kategorien auf ihre ursprüngliche Form zurücksetzen. Öffnen Sie dazu die Liste der Kategorien und klicken Sie auf den Link “Clear all categories”.
Danach bleiben nur die Kategorien in der Liste der Kategorien, die standardmäßig in Microsoft Outlook enthalten waren. Aufgaben, die mit gelöschten Kategorien gekennzeichnet wurden, gehören jedoch weiterhin zu ihnen.
Überwachen der Aufgabenausführung in Outlook
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Fortschritt einer Aufgabe anzuzeigen. Wenn der Vorbesitzer der Aufgabe die Option “Keep an updated copy of this task on my task list” in seinen Parametern aktiviert hat, wird ihm bei jeder Statusänderung eine E-Mail mit dem Betreff “Update task”gesendet. Nach dem Akzeptieren dieser Nachricht wird die Aufgabe automatisch aktualisiert.
Eine der gängigen Methoden zum Überwachen des Status einer Aufgabe besteht darin, dem Eigentümer einen Fortschrittsbericht zu senden. In der Regel wird der Bericht an die Vorbesitzer der Aufgabe gesendet. Um die Liste der Benutzer anzuzeigen, die Aufgabenaktualisierungen erhalten, öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie im Block “Show” auf die Schaltfläche “Details” und suchen Sie im Feld “Update list”die Adressen aller Benutzer, denen die Aufgabenänderungen angezeigt werden.
Um einen Bericht über den Fortschritt der Aufgabe zu senden, klicken Sie im Block “Manage Task” auf die Schaltfläche “Send Status Report”.
Im Feld “To” des sich öffnenden Fensters werden die Adressen der Vorbesitzer aufgelistet. Das Feld “Subject” beginnt mit “Task Status Report:”. Der Bericht enthält automatisch Informationen zu Start- und Enddatum des Aufgabenausführungsprozesses, zum Status, zum Fertigstellungsgrad usw. Diese Informationen können korrigiert werden.
Zusätzlich zu der oben beschriebenen Methode zur Überwachung der Aufgabenausführung können Sie die aktuellen Aufgabenparameter einfach als Anhang an interessierte Parteien senden. 
Der Empfänger einer solchen Nachricht kann eine Kopie der Aufgabe öffnen und in seine Aufgabenliste aufnehmen. Um eine Kopie einer Aufgabe weiterzuleiten, öffnen Sie sie und klicken Sie dann auf das Symbol für die Weiterleitungsnachricht an einen anderen Benutzer. 
Geben Sie im Feld “To” die E-Mail-Adresse des Empfängers der Nachricht ein, schreiben Sie einen Kommentar und klicken Sie auf die Schaltfläche “Send”.
Die Microsoft Outlook-Anwendung kann also nicht nur zum Arbeiten mit E-Mails dienen, sondern auch ein zuverlässiger Assistent bei der Büroarbeit sein. Nutzen Sie alle Funktionen dieser Office-Anwendung, empfangen und senden Sie Briefe, führen Sie Aufgabenlisten und Aufgaben, weisen Sie ihnen Prioritäten und Kategorien zu, legen Sie den Prozentsatz ihrer Fertigstellung fest und senden Sie Aufgaben an Untergebene und Mitarbeiter. Vergessen Sie nicht, den Entfernen Doppelter E-Mails regelmäßig zu verwenden, damit Microsoft Outlook schnell und reibungslos funktioniert.