Einige Tipps zum Arbeiten mit Excel

Haben Sie in Ihrer Arbeit die Microsoft Excel Office-Anwendung verwendet? Viele Menschen werden diese Frage bejahen. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein erfahrener Benutzer oder ein Anfänger sind. Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeit mit diesem Programm erheblich zu vereinfachen und den Prozess weniger zeitaufwändig und effizienter zu gestalten.
So kopieren Sie das Format einer Zelle in eine andere Zelle
So übertragen Sie Text in eine Zelle
So vervollständigen Sie Zellen automatisch
So wählen Sie schnell mehrere Zellen aus
So konvertieren Sie Zeilen in Spalten
So fügen Sie ein Bild in ein Diagramm ein
So erstellen Sie eine Diagrammvorlage
So frieren Sie Header ein
So arbeiten Sie mit einer Tabelle in mehreren Fenstern
So verstecken Sie ein Blatt

So kopieren Sie das Format einer Zelle in eine andere Zelle

In bestimmten Fällen müssen Sie möglicherweise die Formatierung einer der Zellen in der Excel-Tabelle in einige andere Zellen kopieren, und der Inhalt der Zellen sollte nicht kopiert werden. Zu diesem Zweck können Sie ein Excel-Tool namens “Format Painter” verwenden.

  1. Platzieren Sie den Cursor in der Zelle, deren Format Sie kopieren möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” im Block “Clipboard” auf die Schaltfläche “Format Painter”.Format Painter
  3. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die gewünschte Zelle, und das Format ändert sich. Zellenformat

Wenn Sie das Format einer der Zellen in mehrere andere Zellen kopieren müssen, die nicht nebeneinander liegen, klicken Sie auf die Zelle mit dem Formatbeispiel, doppelklicken Sie dann auf die Schaltfläche “Format Painter” und klicken Sie mit der linken Maustaste auf benötigte Zellen.

So übertragen Sie Text in eine Zelle

Microsoft Excel arbeitet hauptsächlich mit Zahlen und Operationen. Aber fast jede Tabelle hat Zellen mit Textdaten. Dies können beispielsweise Spaltenüberschriften oder einige Kommentare sein. Ein solcher Text kann lang sein und passt nicht zur Breite der Zelle. In diesen Fällen können Sie die Zellengröße erhöhen. Dies ist jedoch nicht immer praktisch. Eine Lösung für dieses Problem könnte darin bestehen, den Inhalt in eine andere Zeile innerhalb derselben Zelle zu setzen. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen.

Der erste Weg

  1. Wählen Sie die Zelle mit dem zu umbrechenden Text aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” im Block “Alignment” auf die Schaltfläche “Wrap Text”. Zeilenumbruch

Infolge dieser Aktionen wird der Text entsprechend der Breite der Zelle umbrochen. Zelle übertragen
Zweiter Weg

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle.
  2. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Eintrag “Format cells”.
  3. Wechseln Sie im folgenden Fenster zur Registerkarte “Alignment” und aktivieren Sie die Option “Wrap Text”. Text in eine andere Zeile
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.

Im Gegensatz zur ersten Methode erfordert diese Methode mehr Schritte, aber Sie können bei Bedarf mehrere Änderungen am Zellenformat gleichzeitig vornehmen.

Wenn sich bei beiden Methoden die Spaltenbreite ändert, wird der Text so umgebrochen, dass er den neuen Zellenabmessungen entspricht.

Manchmal muss Text in einer Zelle in mehrere Absätze aufgeteilt werden. Rufen Sie dazu den Bearbeitungsmodus auf, indem Sie die Taste F2 drücken oder auf die Zelle doppelklicken. Platzieren Sie den Cursor dort, wo der Zeilenumbruch sein soll, und drücken Sie Alt+Enter. Nach diesen Aktionen wird der Text in der Zelle in Absätze unterteilt und die Textumbruchfunktion wird automatisch aktiviert. Wenn Sie die Breite der Zelle ändern, bleibt der Absatz erhalten.
Beachten Sie, dass das Umschließen von Text in eine Zelle unter bestimmten Bedingungen nicht funktioniert.
Beispielsweise funktioniert die Wrap-Funktion für zusammengeführte Zellen nicht. Wenn der Text über die Breite der Zelle in eine Zeile passt, werden Wörter auch dann nicht in eine andere Zeile umgebrochen, wenn die Breite der Zelle verringert wird, selbst wenn die Schaltfläche “Wrap Text” gedrückt wird. In diesem Fall müssen Sie in den Einstellungen für das Zellenformat die Option “Wrap Text” auswählen.

So vervollständigen Sie Zellen automatisch

Das automatische Füllen von Zellen ist eine sehr praktische Funktion, mit der Sie die Zeit zum Generieren von Excel-Tabellen verkürzen können. Seine Aktion basiert auf der Verwendung eines Autocomplete-Markers. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie eine Spalte mit demselben Textwert füllen müssen.

  1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zelle mit dem kopierten Wert.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die untere rechte Ecke der Zelle. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sollte an dieser Stelle ein Kreuz angezeigt werden, das die automatische Vervollständigung darstellt.
  3. Ziehen Sie den Handle für die automatische Vervollständigung auf die gewünschte Anzahl von Zellen.  Automatisches Ausfüllen in Excel
  4. Nachdem Sie die linke Maustaste losgelassen haben, wird die ausgewählte Anzahl von Zellen mit dem Wert der ersten Zelle gefüllt.

Auf die gleiche Weise können Sie nicht eine Spalte, sondern eine Zeile füllen.

Der Algorithmus zum Ausfüllen der Zellen hängt vom Inhalt der kopierten Zelle ab. Geben Sie beispielsweise die Nummer 5 in eine Zelle ein und verwenden Sie die Markierung für die automatische Vervollständigung. Benachbarte Zellen werden ebenfalls mit der Nummer 5 gefüllt. Wenn Sie jedoch auf das Symbol in der unteren rechten Ecke des Bereichs für die automatische Vervollständigung klicken, können Sie das Kontextmenü öffnen.  Kontextmenü
Aktivieren Sie in diesem Menü die Option “Fill Series”. Danach wird die Nummer 5 in den ausgewählten Zellen ab 5 durch Nummern ersetzt.  Serie füllen
Sie können dieses Verfahren vereinfachen. Klicken Sie einfach auf die Markierung für die automatische Vervollständigung, drücken Sie die Strg-Taste und ziehen Sie die Markierung in den gewünschten Bereich, ohne sie loszulassen. In diesem Fall werden die Nummern sofort in aufsteigender Reihenfolge angeordnet.

Diese Methode ist sehr praktisch, um nicht nur fortlaufende Nummern einzugeben. Der Autocomplete-Marker kann auch verwendet werden, um eine Reihe von Zahlen in einer arithmetischen Folge zusammenzusetzen. Wählen Sie dazu die ersten beiden Zellen aus, die den Schritt des Fortschritts anzeigen, und ziehen Sie die Markierung für die automatische Vervollständigung in die gewünschte Richtung.  Autocomplete-Marker
Sie können auch die Schaltfläche auf der Registerkarte “Home” verwenden, um die Zellen automatisch auszufüllen.

  1. Platzieren Sie den Cursor auf der gewünschten Zelle und wählen Sie den gefüllten Bereich mit der linken Maustaste aus, ohne die Markierung für die automatische Vervollständigung zu verwenden.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” im Block “Editing” auf die Schaltfläche “Fill”. Automatische Befüllung
  3. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Menü den gewünschten Eintrag aus.

Mit der Markierung für die automatische Vervollständigung können Sie Formeln kopieren oder einen Bereich mit aufeinander folgenden Daten, Wochentagen, Namen von Monaten oder Quartalen usw. füllen. Sie können auch eigene Autocomplete-Listen erstellen. Für eine Tabelle mit der Arbeit der Abteilungen des Unternehmens können Sie beispielsweise eine Liste mit den Namen der Abteilungen erstellen: Abteilung 1, Abteilung 2, Abteilung 3, Abteilung 4.

  1. Öffnen Sie “Excel Options”.Excel Options
  2. Klicken Sie im Block “Popular” auf die Schaltfläche “Edit Custom Lists”. Benutzerdefinierte Listen bearbeiten
  3. Wählen Sie im linken Block “NEW LIST”. Geben Sie im rechten Block die Listenwerte ein und trennen Sie die Listenelemente mit der Taste Enter.  Elemente auflisten
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Add”.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.

Wenn Sie nun die Tabelle ausfüllen, reicht es aus, in die Zelle “1 Abteilung” einzutreten und dann die Markierung für die automatische Vervollständigung zu verwenden. Als Ergebnis erhalten wir eine Reihe von Zellen, die gemäß der von uns erstellten Liste ausgefüllt werden.

So wählen Sie schnell mehrere Zellen aus

Es gibt viele Möglichkeiten, Zellen oder Zellbereiche in einer Excel-Tabelle auszuwählen. Unter diesen vielen Methoden wählt jeder Benutzer die für ihn am besten geeignete Methode. Betrachten wir die grundlegenden Methoden zur Auswahl von Zellen.

  • Auswahl einer Reihe von Zellen. Am einfachsten ist es, mehrere Zellen mit gedrückter linker Maustaste auszuwählen.
  • Auswahl eines Blattes. Klicken Sie auf das Rechteck in der oberen linken Ecke des Blattes oder drücken Sie Strl+A. Nach diesen Aktionen wird das gesamte Blatt ausgewählt.  Wählen Sie mehrere Zellen aus
  • Wählen Sie Zeilen oder Spalten aus. Sie können eine Zeile oder Spalte auswählen, indem Sie einfach die Maus ziehen und die linke Taste gedrückt halten. Wenn eine Zeile oder Spalte nicht auf der Seite angezeigt wird, können Sie auf die erste Zelle im Bereich klicken, die Shift-Taste gedrückt halten und dann auf die letzte Zelle im Bereich klicken. Wenn Sie eine ganze Blattlinie auswählen müssen, klicken Sie einfach auf deren Nummer. Um eine ganze Spalte auf dem Blatt auszuwählen, klicken Sie einfach auf den Spaltenbuchstaben. Wenn Sie mehrere Zeilen oder Spalten auswählen müssen, die sich nicht in einer Zeile befinden, drücken Sie die Taste Ctrl und lassen Sie sie nicht los. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Namen der Spalten oder Zeilen.

Es gibt schnellere Möglichkeiten, Zellbereiche auszuwählen, die besonders effektiv sind, wenn Sie mit großen Tabellen mit Hunderten von Zellen arbeiten. Um diese Methode zu verwenden, klicken Sie auf die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, halten Sie die Tastenkombination Strl+Shift gedrückt und drücken Sie dann den Abwärtspfeil, um den gesamten Bereich der Tabellenzellen auszuwählen, die sich unter dieser Zelle befinden. Durch Drücken des Rechtspfeils wird ebenfalls die gesamte Tabellenzeile rechts von der ausgewählten Zelle ausgewählt und so weiter.

Jede dieser Methoden zum Auswählen von Zellen in Excel-Tabellen erfüllt die Aufgabe hervorragend, sodass jeder Benutzer die Methode auswählen kann, die ihm am besten gefällt und die am bequemsten zu verwenden scheint.

So konvertieren Sie Zeilen in Spalten

Angenommen, Sie haben eine Tabelle, in der Sie Zeilen und Spalten austauschen möchten. Sie können jede Zelle kopieren und dann in eine neue Tabelle einfügen, dies dauert jedoch lange. Es gibt eine effizientere Möglichkeit, solche Tabellen zu konvertieren. Es basiert auf der Verwendung der Transponierungsfunktion.

  1. Kopieren Sie die Zellen, die Sie konvertieren möchten.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste darauf, wo sich die neue Tabelle befindet.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” auf das Dreieck unter der Schaltfläche “Insert” und rufen Sie das Einfügemenü auf. Zeile in Spalte konvertieren
  4. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Eintrag “Transpose”. Wenn es in diesem Menü keinen solchen Abschnitt gibt, wählen Sie “Paste Special”.
  5. Aktivieren Sie im Fenster “Paste Special” die Option “Transpose” und klicken Sie auf “OK”.Transpose

Das Ergebnis dieser Aktionen ist eine Tabelle, in der Zeilen und Spalten ausgetauscht werden.  Reihen und Spalten
Beachten Sie, dass die transponierte Tabelle die ursprüngliche Zellenformatierung beibehält, jedoch keine Beziehung zwischen der ursprünglichen Tabelle und der transponierten Tabelle besteht.

Verwenden Sie die TRANSPOSE-Funktion, damit solche Tabellen miteinander verbunden werden können.

  1. Wählen Sie die gewünschte Anzahl leerer Zellen aus. Denken Sie daran, Zeilen und Spalten auszutauschen. Wenn Sie beispielsweise zwei Zeilen und drei Spalten transponieren, müssen Sie drei Zeilen und zwei Spalten auswählen.
  2. Schreiben Sie in die erste Zelle des ausgewählten Bereichs die Formel =TRANSPOSE(), in der in Klammern die Adresse des Arrays angegeben ist. Zum Beispiel =TRANSPOSE(A2:B4). Die Auswahl leerer Zellen muss erhalten bleiben. TRANSPOSE
  3. Da wir eine Array-Formel verwenden, verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+Shift+Enter, um den Vorgang abzuschließen.  Transponierter Tisch

Als Ergebnis erhalten Sie eine transponierte Tabelle, deren Daten mit den Daten der ursprünglichen Tabelle verknüpft werden. Die Formatierung bleibt jedoch in der neuen Tabelle nicht erhalten und es gibt keine Möglichkeit, einzelne Zellen in der zweiten Tabelle zu bearbeiten.

So fügen Sie ein Bild in ein Diagramm ein

Nicht alle MS Excel-Benutzer wissen, dass ein Bild in einem Diagramm oder einer Grafik platziert werden kann. Zum Beispiel könnte es ein Firmenlogo sein. Darüber hinaus kann es auf jedem Element des Diagramms platziert werden.

  1. Öffnen Sie Ihr Diagrammdokument.
  2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der sich die Zeichnung im Diagramm befindet.
  3. Gehen Sie im Excel-Menü zur Registerkarte “Insert” und klicken Sie im Block “Illustrations” auf die Schaltfläche “Picture”.
  4. Ziehen Sie die Ecken des eingefügten Bildes, um die Größe nach Bedarf zu ändern. Sie können diese Figur mit der Maus an die gewünschte Stelle im Diagramm ziehen.  Fügen Sie ein Bild ein

Sie können auch alle Diagrammelemente entfernen. Wählen Sie dazu das Element aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Abschnitt “Format Data Point”. Gehen Sie im Formatfenster zum Block “Fill” und wählen Sie die Option “No fill”.  Bild in Excel-Diagramm
Denken Sie bei der Verwendung zusätzlicher Bilder im Diagramm daran, dass zu viele Bilder das Verständnis der Informationen aus dem Diagramm erschweren.

So erstellen Sie eine Diagrammvorlage

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein komplexes Diagramm erstellt und müssen noch viele weitere Diagramme zeichnen. In solchen Fällen bietet Excel eine Funktion zum Erstellen von Diagrammvorlagen. Um eine Vorlage zu erstellen, wählen Sie das Diagramm aus. Dadurch wird der Diagramm-Designer geöffnet. Klicken Sie im Menü Design auf die Schaltfläche “Save as Template”.  Als Vorlage speichern
Geben Sie einen Namen für das Diagramm ein und klicken Sie auf “OK”.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Diagrammvorlage zu verwenden.

  1. Wählen Sie das Diagramm aus, dessen Typ Sie gemäß der gespeicherten Vorlage ändern möchten.
  2. Klicken Sie im Menü Diagrammdesign auf die Schaltfläche “Change Chart Type”.
  3. Wählen Sie im folgenden Fenster den Abschnitt “Templates” aus und öffnen Sie die gewünschte Vorlage. Diagrammtyp ändern

Wenn Sie also eine Vorlage erstellen, können Sie ein Beispieldesign eines vorhandenen Diagramms auf Ihrem Computer speichern und es in Zukunft zum Erstellen neuer Diagramme verwenden.

So frieren Sie Header ein

Wenn Sie mit großen Tabellen arbeiten, kann es sehr schwierig sein, die Zeilen- und Spaltennamen zu verfolgen, wenn Sie die Seite nach oben, unten oder seitwärts scrollen. Um die Arbeit mit solchen Daten zu vereinfachen, wurde die Möglichkeit geschaffen, Zeilen oder Spalten in einer Excel-Tabelle anzuheften. Verankerte Zeilen oder Spalten bewegen sich beim Scrollen nicht.

Um die gewünschten Bereiche der Tabelle einzufrieren, öffnen Sie die Registerkarte “View” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Freeze Panes”. Freeze Panes
Im sich öffnenden Menü können Sie ein Objekt auswählen, das eingefroren werden soll: die oberste Zeile, die erste Spalte oder den ausgewählten Bereich der Tabelle.

So arbeiten Sie mit einer Tabelle in mehreren Fenstern

Excel-Tabellen können sehr groß sein, und manchmal müssen Sie gleichzeitig mit verschiedenen Teilen davon arbeiten. Oder es kann erforderlich sein, zwei Blätter einer Excel-Arbeitsmappe gleichzeitig auf einem Bildschirm anzuordnen. All dies kann durch Öffnen der Tabelle in mehreren Fenstern erfolgen.

Um dieselbe Tabelle in einem anderen Fenster zu öffnen, wechseln Sie zur Registerkarte “View” und klicken Sie auf die Schaltfläche “New Window”. Danach wird die Tabelle in zwei Fenstern gleichzeitig geöffnet. Wenn Sie beide Tabellen auf einem Bildschirm anzeigen möchten, öffnen Sie eines der Fenster und klicken Sie auf die Schaltfläche “Arrange All”.  Tabelle in mehreren Fenstern
Wählen Sie im folgenden Fenster die gewünschte Option aus und klicken Sie auf “OK”. Wenn Sie beispielsweise die Option “Tiled” auswählen, werden beide Fenster von links nach rechts auf dem Bildschirm positioniert. Tiled
Wenn Sie in einem Fenster Änderungen an der Tabelle eingeben, werden diese sofort im anderen Fenster angezeigt.

So verstecken Sie ein Blatt

Die von Ihnen erstellte Excel-Arbeitsmappe kann viele Blätter enthalten. Ihre Namen sind am unteren Bildschirmrand zu sehen. Manchmal müssen Sie sicherstellen, dass ein oder mehrere Blätter für andere Benutzer nicht sichtbar sind, ihre Daten jedoch weiterhin in Formeln auf anderen Blättern der Arbeitsmappe verwendet werden können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Blattnamen und wählen Sie “Hide”. Wie mache ich dieses Blatt wieder sichtbar?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines der sichtbaren Blätter. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Abschnitt “Unhide”. Als Ergebnis dieser Aktionen wird ein Fenster mit einer Liste aller ausgeblendeten Blätter angezeigt.  Blätter ausblenden
Wählen Sie das gewünschte Blatt aus und klicken Sie auf “OK”.

Sie können alle Blätter einer Excel-Arbeitsmappe mit einem Klick ausblenden. Öffnen Sie dazu die Registerkarte “View” und wählen Sie im Block “Window” die Schaltfläche “Hide”. Danach wird das gesamte Buch ausgeblendet. Es scheint, dass Sie die Datei geschlossen haben, aber es funktioniert trotzdem weiter. Wenn Sie eine solche Datei schließen, werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten. Wenn Sie Ihre Änderungen speichern, wird die Datei beim Öffnen wieder ausgeblendet. Um alle Informationen einer solchen Excel-Arbeitsmappe anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche “2Unhide”, die sich neben der Schaltfläche “Hide” befindet.

Sie können ein Blatt vor Änderungen schützen, die von anderen vorgenommen wurden, während diese die Informationen auf dem Blatt sehen, aber keine Änderungen vornehmen können. Dazu legen Sie ein Kennwort auf einem Blatt einer Excel-Arbeitsmappe fest. Um es zu installieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Blattnamen und wählen Sie “Protect Sheet” im sich öffnenden Menü.

Leider gehen manchmal Passwörter verloren, aber die Excel Passwort Knacken ist mit speziellen Programmen möglich.