Im hier vorgestellten Material lernen Sie die Funktionen des Arbeitens mit Excel-Dateien kennen und insbesondere, wie Sie die Vertraulichkeit der in diesen Dateien enthaltenen Informationen wahren können. Diese Fähigkeiten können in verschiedenen Situationen nützlich sein. Wenn beispielsweise mehrere Personen in Ihrer Organisation dieselbe Excel-Datei zur gleichen Zeit verwenden, müssen Sie die in der Excel-Arbeitsmappe enthaltenen Daten häufig auf die eine oder andere Weise davor schützen, dass sie von anderen Personen geändert oder angezeigt werden. Die MS Excel-Anwendung erleichtert die Lösung all dieser Aufgaben. Mit den hier bereitgestellten Informationen können selbst unerfahrene Benutzer die Excel-Arbeitsmappe oder einzelne Blätter dieses Buchs daran hindern, ihre Inhalte anzuzeigen oder zu ändern.
Festlegen eines Kennworts zum Öffnen einer Excel-Datei
Schutz einer Excel-Arbeitsmappe vor Änderungen
Schutz für Excel-Arbeitsblatt
Excel-Arbeitsmappe schützen
Nützliche Informationen zum Excel-Blattschutz
Festlegen eines Kennworts zum Öffnen einer Excel-Datei
Wenn Sie Ihre Excel-Dateien auf dem Server Ihres Unternehmens oder auf einem Arbeitscomputer speichern, auf den andere Personen zugreifen können, können Sie Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen, indem Sie ein Kennwort zum Öffnen von Excel festlegen. In diesem Fall kann niemand diese Dateien öffnen, außer für Sie.
Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, die Sie verschlüsseln möchten, um diesen Schutz zu installieren. Klicken Sie im oberen Menü auf die Schaltfläche “File”, wählen Sie in der angezeigten Liste den Bereich “Info” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Protect Workbook”. Klicken Sie im geöffneten Menü auf “Encrypt with Password”. Es erscheint ein Fenster zum Verschlüsseln des Dokuments mit dem Passwort-Eingabefeld. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf “OK”. Geben Sie im nächsten Fenster die Bestätigung des Passworts ein und klicken Sie erneut auf “OK”.
Nach diesen Manipulationen müssen Sie die Datei speichern. Wenn Sie die Datei das nächste Mal starten, können Sie sie erst öffnen, nachdem Sie ein Kennwort eingegeben haben.
Schutz einer Excel-Arbeitsmappe vor Änderungen
Wenn Sie diese Excel-Arbeitsmappenschutzoption verwenden, können alle Benutzer den Inhalt der Arbeitsmappe anzeigen, sie können jedoch keine Änderungen daran vornehmen. Um einen Schutz dieser Art einzurichten, müssen die folgenden Maßnahmen durchgeführt werden.
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie auf “Save As”. Klicken Sie unten im erweiterten Fenster auf die Schaltfläche ” Tools “.
- Wählen Sie im erscheinenden Menü “General Options” und geben Sie im sich öffnenden Dialogfenster im Feld “Password to open” das von Ihnen gewählte Passwort ein. Sie können auch die Option ” Read-only recommend” wählen.
- Im selben Dialogfeld können Sie die Excel-Datei nicht nur vor der Änderung schützen, sondern auch vor einem unbefugten Öffnen. Geben Sie dazu im Feld “Password to open” und im Feld “Password to modify” das Passwort ein. Experten empfehlen, dass Sie den Schutz so festlegen, dass diese Kennwörter nicht übereinstimmen. Klicken Sie auf “OK”.
- Bestätigen Sie beide Passwörter und klicken Sie auf “OK”.
- Speichern Sie die Datei, damit der installierte Schutz funktioniert.
Schutz für Excel-Arbeitsblatt
Die Reihenfolge der Aktionen bei der Installation des Schutzes in einer Excel-Tabelle variiert je nach Version der Anwendung geringfügig. Ab Excel 2010 sind die Blätter in der folgenden Reihenfolge geschützt.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste unten auf dem Bildschirm auf die Registerkarte mit dem Blattname. Es erscheint ein Menü, in dem Sie den Punkt “Protect Sheet” auswählen. Eine ähnliche Aktion kann durchgeführt werden, indem Sie im Hauptmenü den Punkt “Review” auswählen und auf die Schaltfläche “Protect sheet …” klicken.
- In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld müssen Sie ein Kennwort eingeben, um das Blatt zu schützen. Dieses Passwort sollte gespeichert oder gespeichert werden, um es nicht zur richtigen Zeit zu verlieren. Sie können das Passwortfeld leer lassen. In diesem Fall sind das Blatt oder seine Elemente immer noch vor zufälligen Änderungen geschützt. Um solche Blätter zu entsperren, wählen Sie einfach den Abschnitt “Unprotect sheet …”
- Wählen Sie nach Eingabe des Passworts in der vorgeschlagenen Liste die Aktionen aus, die Benutzer ausführen können, wenn das Blatt geschützt ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
- In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld sollten Sie das Passwort ein zweites Mal eingeben, um sicherzustellen, dass das Passwort korrekt und ohne Tippfehler eingegeben wurde. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche “OK” ist der Schutz des Excel-Arbeitsblattes abgeschlossen.
Excel-Arbeitsmappe schützen
Sie können nicht nur einzelne Blätter schützen, sondern auch die gesamte Excel-Arbeitsmappe schützen. Dies geschieht, damit Sie keine neuen Blätter hinzufügen, verschieben, löschen, umbenennen oder ausgeblendete Blätter anzeigen können. Diese Version des Schutzes unterscheidet sich von der obigen Blockierung der Excel-Arbeitsmappe durch Änderungen, da es sich hauptsächlich um die Struktur des Buchs handelt. Die Excel-Arbeitsmappe ist wie folgt gesperrt.
- Klicken Sie im oberen Menü von Excel auf die Schaltfläche “Review” und im Abschnitt “Changes” auf die Schaltfläche “Protect Workbook”.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Abschnitt “Protect Structure and Windows”. Wenn Sie die Option “Structure” auswählen, wird es unmöglich, die ausgeblendeten Arbeitsblätter anzuzeigen und alle Blätter der Excel-Arbeitsmappe umzubenennen, zu löschen, zu verschieben und auszublenden. Benutzer können auch keine neuen Blätter einfügen und sie in ein anderes Buch kopieren. Wenn Sie “Windows” auswählen, können Sie die Größe und Position der Excel-Arbeitsmappenfenster nicht ändern. Beachten Sie, dass diese Option in Excel 2013 und Excel 2016 nicht verfügbar ist.
- Geben Sie in das Feld “Password” das Passwort ein, das in der Excel-Arbeitsmappe installiert ist, und klicken Sie auf “OK”. Wie im Fall des Blattschutzes kann das Passwortfeld leer bleiben. In diesem Fall kann jeder Benutzer das Buch auf Knopfdruck entsperren.
- Geben Sie das Passwort im angezeigten Bestätigungsfenster erneut ein und klicken Sie auf OK. Danach wird die Excel-Arbeitsmappe gesperrt.
Nützliche Informationen zum Excel-Blattschutz
Viele Nutzer sind der Meinung, dass die Daten dieser Datei zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden, sobald sie das Passwort auf separaten Excel-Blättern ablegen. Diese Funktion soll nicht verhindern, dass andere Personen auf die passwortgeschützten Informationen zugreifen. Und das alles, weil ein sehr einfacher Verschlüsselungsmechanismus verwendet wird, um Excel-Arbeitsblätter zu schützen. Solche Passwörter können nicht gehackt werden.
Dies gilt insbesondere für frühere Versionen von MS Excel (vor Excel 2010). Kennwörter zu diesen Daten können sogar einen Schuljungen leicht knacken. Und egal wie lang und kompliziert das Passwort war. Um solche Passwörter zu entfernen, genügt es, einen einfachen VBA-Code zu verwenden. Aber auch spätere Versionen von MS Excel garantieren nicht den Schutz von Excel-Tabellen vor unberechtigtem Zugriff. Obwohl diese Excel-Versionen anspruchsvollere Verschlüsselungsalgorithmen verwenden, sind die geschützten vertraulichen Daten immer noch anfällig und können ohne Kennwortzugriff abgerufen werden.
In diesem Fall, wenn die Verschlüsselung von Excel-Tabellen leicht entfernt werden kann, macht es Sinn, ihren Schutz überhaupt einzustellen? Natürlich macht es Sinn. Zunächst einmal verhindert eine solche Verschlüsselung, die für Excel-Arbeitsblätter verwendet wird, versehentliche Datenänderungen in Zellen oder die Änderung von Formeln beim Arbeiten mit Tabellen. Das Blockieren von Arbeitsblättern in einer Excel-Arbeitsmappe wird häufig verwendet, wenn mehrere Personen die Datei gleichzeitig verwenden.
Wenn Sie Ihre Daten vor versehentlicher Änderung schützen möchten, können Sie dies zuverlässig tun, indem Sie die Blätter der Excel-Arbeitsmappe verschlüsseln. Wenn Sie jedoch sehr wichtige Dokumente haben und deren Vertraulichkeit wahren möchten, speichern Sie sie niemals in Excel-Dateien.
Um den größtmöglichen Schutz für Excel-Dateien zu gewährleisten, sollten folgende Empfehlungen beachtet werden:
- Verschlüsseln Sie die Excel-Datei mit verschiedenen Passwörtern zum Öffnen und Ändern von Daten.
- Verwenden Sie die stärksten Kennwörter für die Verschlüsselung, die Buchstaben verschiedener Register, Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Die Passwörter werden am besten mit speziellen Tools generiert.
- Verwenden Sie für die Arbeit mit Tabellen Versionen, die nicht niedriger als Excel 2010 sind.
- Schützen Sie die Struktur der Excel-Arbeitsmappe, sodass andere Benutzer die Arbeitsblätter nicht umbenennen, austauschen, ändern oder löschen können.
- Speichern Sie wichtige vertrauliche Excel-Dateien an einem speziellen Ort, der für andere Benutzer nicht zugänglich ist. Zum Beispiel auf einer geschützten Festplatte.
Hier sind nur grundlegende Optionen zum Schutz von Informationen in Excel-Dateien. Die Anwendung bietet reichliche Möglichkeiten zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der in Tabellen gespeicherten Informationen. Beispielsweise können Sie nur einzelne Tabellenzellen sperren. Aber auch mit den hier beschriebenen Informationen können Sie Ihre Excel-Dateien zuverlässig vor unerwünschten Auswirkungen anderer Personen schützen. Leider gehen manchmal Passwörter verloren. In diesem Fall helfen spezielle Programme für die Excel Passwort Knacken, um das Problem zu lösen.